Katalog / Alltägliche Büroautomatisierung / AUTO-017

KI-geschriebene Makros (VBA, Office Scripts, Apps Script)

Beschäftigte ohne Programmierkenntnisse beschreiben eine sich wiederholende Büroaufgabe in normaler Sprache, und ein KI-Assistent schreibt, erklärt und repariert das Makro, das sie in Excel, Word, Outlook oder Google Workspace automatisiert.

Schneller Erfolg: bewährt, überschaubarer Aufwand, erste Ergebnisse nach Wochen, geringes regulatorisches Risiko.

Bausteine für den EigenbetriebAgenten & AutomatisierungProgrammierassistentSprachmodell

Jedes Büro kennt dieselbe Routineaufgabe: Werte zwischen Tabellen kopieren, den Monatsbericht formatieren, eine Arbeitsmappe in zwanzig aufteilen, ein PDF speichern, die E-Mail senden. Ein Makro würde das lösen, aber niemand kann eines schreiben. Ein KI-Assistent schließt diese Lücke: Sie beschreiben die Aufgabe, er schreibt das Makro, erklärt es und repariert es, wenn es fehlschlägt. Eine Aufgabe von 30–60 Minuten wird zum Lauf per Mausklick, gebaut an einem Nachmittag.

Problem & Nutzen

  • Heute: Wiederkehrende Büroarbeit wird von Hand erledigt oder hängt an der alten VBA-Datei eines Kollegen, die niemand anzufassen wagt. Aufgezeichnete Makros brechen, wenn sich das Layout ändert; die IT hat keine Kapazität für kleine Anfragen.
  • KI-Nutzen: Der Assistent schreibt Code aus einer Beschreibung, erklärt fremde Makros, ergänzt Fehlerbehandlung und übersetzt zwischen Dialekten (VBA nach Office Scripts, Excel nach Apps Script).
  • Nutzen: Für die Makro-Erzeugung gibt es keine verlässliche belegte Zahl, also messen Sie selbst: eingesparte Minuten pro Lauf mal Läufe pro Monat, abzüglich der Bauzeit.

Varianten

  • Excel VBA: der Klassiker; Desktop-Excel unter Windows, auf dem Mac eingeschränkt, nicht in Excel im Web.
  • Office Scripts (TypeScript): laufen in Excel im Web, lassen sich aus Power Automate auslösen und sind für alle nutzbar, die die Arbeitsmappe öffnen [1].
  • Google Apps Script: JavaScript, angebunden an Sheets, Docs, Gmail oder Drive, mit zeitgesteuerten Auslösern [2].
  • Word-/Outlook-/PowerPoint-VBA: Stapelformatierung, E-Mails aus Vorlagen, Folienexporte.
  • Private Nutzung: Haushaltsbudgets, Mitgliederlisten von Vereinen.

So funktioniert es

Aufgabenbeschreibung + Dateistruktur (anonymisierte Stichprobe)
  -> KI-Assistent erzeugt Makro + Erklärung
  -> in den Editor einfügen (VBA / Office Scripts / Apps Script)
  -> an einer KOPIE testen -> Fehlermeldung zurück an die KI -> Korrektur
  -> menschliche Prüfung, was das Makro berührt (Dateien, E-Mails, Löschungen)
  -> Ausführung per Schaltfläche, Tastenkürzel oder Power-Automate-/Apps-Script-Auslöser
  • Kernkomponente: ein codefähiges Sprachmodell (LLM). Es braucht die Struktur (Überschriften, Formate, Regeln), nicht Ihre Daten. Beschreiben Sie das Layout, laden Sie die Tabelle nicht hoch.
  • Mensch-in-der-Schleife (Human-in-the-Loop): an einer Kopie testen; eine zweite Person prüft Makros, die löschen, überschreiben oder senden.
  • Microsoft dokumentiert, dass die Zeitplanung innerhalb von Office Scripts derzeit deaktiviert ist; geplante Läufe laufen daher über Power Automate [1]. Copilot-Funktionen unterscheiden sich nach Lizenz, Plattform und Sprache; prüfen Sie dies in Ihrem Tenant.

Datenaufbereitung

Welche Daten: kaum Geschäftsdaten: eine genaue Aufgabenbeschreibung, die Dateistruktur mit 3–5 anonymisierten Zeilen und das gewünschte Ergebnis als Beispiel.

Wo sie liegen: Excel-/Word-Dateien auf SharePoint, OneDrive, Nextcloud oder Dateifreigaben, dazu das Know-how der Personen, die die Aufgabe erledigen.

Typische Lücken: verbundene Zellen, mehrere Tabellen pro Blatt, gemischte Datumsformate, undokumentierte Ausnahmen, in persönlichen Arbeitsmappen versteckte Makros.

Schritte der Aufbereitung (einige Stunden): 1. Die Aufgabe als nummerierte manuelle Schritte einschließlich Ausnahmen aufschreiben (1 Stunde). 2. Das Blatt maschinenfreundlich machen: eine Kopfzeile, benannte Tabellen, einheitliche Formate (PREP-011, AUTO-006). 3. Künstliche Beispieldaten ohne Namen oder IBANs erstellen (PREP-022). 4. Eine gemeinsame Bibliothek mit einer verantwortlichen Person je Makro einrichten; vorhandene Schatten-Makros finden (PREP-003). 5. Festlegen, was in welches KI-Werkzeug eingefügt werden darf (PREP-024, GUIDE-007).

Aufwandsanteil: gering, etwa 10–20 Prozent, überwiegend für das Aufräumen des Blatts. Siehe GUIDE-003.

Umsetzungswege

Welcher Weg für wen

  • KMU - A: Assistenten zum Schreiben von Makros sind ausgereift, in der EU hostbar und pro Lizenz bepreist; die Aufgabe ist Standard, und die Prompts enthalten Code, keine Daten.
  • Großunternehmen - B: Governance ist wichtig: Ein zentraler API-Assistent mit Protokollierung, Richtlinien-Prompt, Prüfschritt und Skriptbibliothek schlägt unkontrollierte persönliche Konten.
  • Privat - A: Assistenten für Endverbraucher oder KI in Sheets genügen; LM Studio oder Ollama für sensible Dateien.

Weg A — Kaufen (Standardsoftware) (empfohlen für KMU)

  • In der Office-Suite: Microsoft 365 Copilot (Agent Mode in Excel, auch mit Claude-Modellen, sobald die Administration Anthropic als Unterauftragsverarbeiter aktiviert [3]); Gemini in Google Workspace für Sheets und Apps Script.
  • Chat-Assistenten: ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot Chat, Le Chat (Mistral, EU-Anbieter). Nutzen Sie Business-Tarife mit AVV und Opt-out vom Training, keine Verbraucherkonten.
  • Aufwand: 1–4 Stunden für das erste Makro; ein Nachmittag Coaching für fünf Personen.

Weg B — Auf Cloud-KI-Diensten aufbauen

  • Interner Makro-Assistent mit einem System-Prompt (Namensgebung, Fehlerbehandlung, keine externen Aufrufe) auf Azure OpenAI (EU-Datenzone), Mistral API (EU) oder AWS Bedrock Frankfurt, bereitgestellt als Teams-Bot oder n8n-Workflow.
  • Ergänzen Sie eine versionierte Skriptbibliothek, automatische Prüfungen auf verbotene Aufrufe (Shell, URLDownloadToFile) und eine Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip.
  • Aufwand: 3–10 Tage; die Token-Kosten sind gering.

Weg C — Selbst betreiben (Open Source)

  • Ollama oder LM Studio mit einem Code-Modell (z. B. Qwen2.5-Coder, Codestral) und Continue oder Open WebUI.
  • Hardware: HW1 für 7B-Modelle (einfache Makros); HW2 für 14–32B-Modelle, die längeres VBA bewältigen. Einrichtung einen halben Tag; Qualität unter den besten Cloud-Modellen.
  • Wählen Sie C für sensible Strukturen, bei denen keine Cloud-KI erlaubt ist, oder wenn der Server auch AUTO-018, AUTO-020 und CODE-001 bedient.

Weg D — Eigenes Training

Lohnt sich nicht; Prompts mit Ihren Konventionen und Beispielmakros genügen.

Stand der Technik (2026)

  • Aktuelle Code-Modelle schreiben für typische Büroaufgaben in ein bis zwei Versuchen korrektes VBA, Office Scripts und Apps Script; Excel Agent Mode kann Arbeitsmappen zudem direkt bearbeiten, statt Code zu erzeugen.
  • Microsoft meldete für Excel Agent Mode eine Genauigkeit von 57,2 Prozent auf SpreadsheetBench (912 Aufgaben; Herstellerangabe, Menschen erreichten laut Presse 71,3 Prozent) [5]: Fehler bei komplexen Aufgaben bleiben häufig.
  • Fehlerbilder: erfundene Methoden (besonders bei Office Scripts, Mac-VBA), Randfälle (leere Zeilen, Text in Zahlenspalten), falsche Regionaleinstellungen (Komma statt Punkt), stiller Datenverlust durch Clear/Delete, nicht gewartete Schatten-IT.
  • Office blockiert aus dem Internet stammende Makrodateien standardmäßig; planen Sie Signierung und vertrauenswürdige Speicherorte ein [4].

Gemeinsame Bausteine & Kombinationen

Aufwand, Kosten & Kennzahlen

  • A: 1–4 Stunden pro Makro; vorhandene Lizenzen oder eine Business-KI-Lizenz. B: 3–10 Tage Einrichtung plus Token. C: ein halber bis zwei Tage plus Hardware.
  • Kennzahlen: automatisierte Routineaufgaben, eingesparte Minuten pro Monat, Anteil der Makros mit Verantwortlichen und Dokumentation, Anteil der vor Nutzung geprüften Makros, Makro-Vorfälle.

Menschen & Veränderung

Einbeziehen: Abteilungsleitungen (Routineaufgaben), Endanwender (Ausnahmen), IT (Makro-Richtlinie, Signierung), Informationssicherheit (was ein Makro tun darf), Datenschutzbeauftragte(r) (was in Prompts gelangen darf); die Geschäftsleitung legt die KI-Richtlinie fest und benennt je Abteilung eine Fürsprecherin oder einen Fürsprecher (Champion).

Betriebsrat: kommt darauf an. Das KI-Werkzeug, das Prompts und Aktivitäten protokolliert, ist objektiv geeignet, Verhalten zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; BAG: Eignung genügt), und Makros, die aufzeichnen, wer was bearbeitet hat, können es ebenfalls sein. § 90 Abs. 1 Nr. 3 verlangt rechtzeitige Information über KI-gestützte Arbeitsprozesse. Nehmen Sie eine Klausel in die KI-Betriebsvereinbarung auf: keine Leistungsbewertung anhand von Prompt-Protokollen (GUIDE-004). Öffentliche Stellen beteiligen den Personalrat.

KI-Kompetenz: Seit dem 27.07.2026 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung (AI Act) von Anbietern und Betreibern Maßnahmen, die den Aufbau von KI-Kompetenz der Beschäftigten fördern (kein garantiertes Niveau). Ein halbtägiger Workshop: präzise Prompts, Testen an einer Kopie, Fehler lesen, was nie in einen Prompt gehört (GUIDE-006).

Pilot und Kommunikation: Stellen Sie es als Abschied von langweiligen Routineaufgaben dar; pilotieren Sie vier Wochen mit 3–5 neugierigen Beschäftigten, teilen Sie Makros in der Bibliothek, lassen Sie Champions Vorführungen geben. Bedenken: „Werde ich ersetzt?" und „Darf ich das?" – beantworten Sie sie mit klaren Regeln und freigegebenen Werkzeugen (GUIDE-008, GUIDE-009).

Menschen behalten die Kontrolle: kein ungeprüftes Makro auf Produktivdaten.

Risiken, Regulierung & Compliance

  • KI-Verordnung (AI Act): minimales Risiko; Art. 4 gilt. Makros, die Entscheidungen über Personen unterstützen (Personal-Scoring), verlassen diesen Rahmen; prüfen Sie Anhang III (GUIDE-014).
  • DSGVO: Prompts enthalten Struktur, keine personenbezogenen Daten. Werden echte Daten eingefügt: AVV (Art. 28), Hosting in der EU; eine DSFA ist normalerweise nicht nötig, prüfen Sie sie, wenn Makros Beschäftigtendaten in großem Umfang verarbeiten (GUIDE-005).
  • Sicherheit: KI-Code kann externe Server aufrufen, Dateien löschen oder Zugangsdaten enthalten; Makros sind ein bekannter Weg für Schadsoftware. Signieren Sie Makros, nutzen Sie vertrauenswürdige Speicherorte und führen Sie niemals Code aus, den Sie nicht verstehen (GUIDE-013).
  • Buchführung: Makros, die Buchungsdaten ändern, brauchen einen Prüfpfad (GoBD); überschreiben Sie niemals Quellbelege.
  • Kontinuität: Ein Makro ohne Verantwortliche, Dokumentation und Testdatei ist ein Risiko, wenn die Autorin oder der Autor ausscheidet.

Erste Schritte

  1. Sammeln Sie 5 Routineaufgaben in einer einstündigen Teamrunde (GUIDE-001); ordnen Sie sie nach Minuten pro Monat.
  2. Wählen Sie die einfachste, räumen Sie das Blatt auf, anonymisieren Sie 5 Beispielzeilen.
  3. Lassen Sie den Assistenten das Makro erzeugen, testen Sie an einer Kopie, geben Sie Fehler zurück, bis es stabil läuft.
  4. Prüfung durch eine zweite Person; in der Bibliothek mit Verantwortlichen und kurzer README ablegen.
  5. Nach vier Wochen die eingesparte Zeit zählen, dann über Ausweitung und Regeln entscheiden (GUIDE-009, GUIDE-007).

Quellen

  1. Microsoft Learn - Office Scripts in Excel (overview, Power Automate, scheduling note) - https://learn.microsoft.com/office/dev/scripts/overview/excel
  2. Google for Developers - Apps Script overview - https://developers.google.com/apps-script/overview
  3. Microsoft Support - Use Claude with Agent Mode in Excel - https://support.microsoft.com/topic/use-claude-with-agent-mode-in-excel-b2c3b3ec-154b-484b-84d0-914a80df395a
  4. Microsoft Learn - Macros from the internet are blocked by default in Office - https://learn.microsoft.com/microsoft-365-apps/security/internet-macros-blocked
  5. GeekWire - What is vibe working: Microsoft brings agent-powered AI to Excel, Word and PowerPoint - https://geekwire.com/2025/what-is-vibe-working-microsoft-brings-agent-powered-ai-to-excel-word-and-powerpoint
  6. Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act) - https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj