KI-Verordnung für Betreiber: Was KMU tatsächlich tun müssen (Risikoklassen, Transparenz, Pflichten für Hochrisiko-KI, Termine nach dem Digital Omnibus)

Die meisten deutschen KMU entwickeln keine KI. Sie nutzen sie: Copilot, DeepL, einen Chatbot auf der Website, ein Bewerbermanagementsystem mit Ranking. Im Sinne der KI-Verordnung (AI Act) sind sie damit Betreiber (deployers). Dieser Leitfaden erklärt, welche Betreiberpflichten heute gelten, welche ab dem 2. Dezember 2027 nach dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) gelten und wie Sie mit wenigen Arbeitstagen zu einem Inventar, einer Klassifizierung und einer kurzen Maßnahmenliste kommen.

Warum es wichtig ist

• Die Termine stehen jetzt fest. Der Digital Omnibus ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft und ändert die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689). Er hat die Pflichten für Hochrisiko-KI nach Anhang III (z. B. Personalwesen, Kredit, Bildung) auf den 2. Dezember 2027 verschoben, für Hochrisiko-KI in Produkten nach Anhang I (Maschinen, Medizinprodukte und Ähnliches) auf den 2. August 2028. Die Transparenzpflichten nach Art. 50 gelten seit dem 2. August 2026 [1][2][5].
• Einige Pflichten gelten bereits. Die Verbote nach Art. 5 gelten seit Februar 2025. Die Pflicht zur Förderung der KI-Kompetenz (Art. 4) gilt seit 2025 und in geänderter Form seit dem 27. Juli 2026: Sie müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz Ihrer Beschäftigten zu fördern, ohne ein bestimmtes Niveau zu garantieren (siehe GUIDE-006) [5].
• Es gibt eine zuständige Behörde. Seit dem Inkrafttreten des KI-MIG am 29. Juli 2026 ist die Bundesnetzagentur die zentrale Marktüberwachungsbehörde, Kontaktstelle und Beschwerdestelle für die KI-Verordnung in Deutschland. Sie beaufsichtigt Personalwesen, Bildung und kritische Infrastruktur sowie Transparenzpflichten und verbotene Praktiken in ihrem Zuständigkeitsbereich. Die BaFin ist für den Finanzsektor zuständig, die Landesmedienanstalten für die Medien [3].
• Bußgelder sind real, für KMU aber gedeckelt. Verstöße gegen Betreiberpflichten (Art. 26) oder Transparenzpflichten (Art. 50) können bis zu 15 Mio. EUR oder 3 % des weltweiten Umsatzes kosten. Verbotene Praktiken können bis zu 35 Mio. EUR oder 7 % kosten. Für KMU gilt jeweils der niedrigere der beiden Beträge [9].

Wann Sie es brauchen

• Jetzt: Prüfen Sie auf verbotene Praktiken, kennzeichnen Sie Deepfakes und veröffentlichte KI-Texte und dokumentieren Sie Ihre Maßnahmen zur KI-Kompetenz.
• Vor dem Kauf oder Bau jedes KI-Werkzeugs (GUIDE-002, GUIDE-010): Klassifizieren Sie es zuerst. Ein Ergebnis „hoch“ verändert Vertrag, Aufwand und Zeitplan.
• Bis Mitte 2027: Wenn Sie Hochrisiko-KI nach Anhang III nutzen oder planen, beginnen Sie mit der Vorbereitung; das dauert Monate.
• Immer, wenn Sie den Zweck eines Werkzeugs ändern. Wenn Sie einen allgemeinen Chatbot nutzen, um Bewerbende zu ranken, wird er im Sinne der KI-Verordnung zu einem anderen System (siehe Schritt 6).

Wer beteiligt ist

Schritt für Schritt

1. Ein KI-Inventar aufbauen (1-2 Tage). Listen Sie jedes eingesetzte KI-System auf: eigenständige Werkzeuge, KI-Funktionen in Standardsoftware (M365, CRM, Bewerbermanagement, DMS, Buchhaltung) und Schatten-KI, die Sie über eine Mitarbeiterbefragung finden (GUIDE-007). Halten Sie Zweck, Abteilung, Anbieter, verwendete Daten, betroffene Personen fest und notieren Sie, ob Sie das System gekauft, konfiguriert oder selbst gebaut haben.

2. Ihre Rolle je System prüfen. Sie sind Betreiber, wenn Sie ein System in eigener Verantwortung für berufliche Zwecke nutzen. Sie werden Anbieter (provider) mit deutlich umfangreicheren Pflichten, wenn Sie Ihren Namen oder Ihre Marke auf einem Hochrisiko-System anbringen, daran eine wesentliche Änderung vornehmen oder den Zweck eines nicht hochriskanten Systems (einschließlich eines KI-Modells mit allgemeinem Verwendungszweck) so ändern, dass es hochriskant wird [7]. Wenn Sie einen eigenen Chatbot auf einer LLM-API aufbauen, machen Sie sich in der Regel zum Anbieter im Sinne von Art. 50 Abs. 1.

3. Jedes System einer von vier Klassen zuordnen. Der KI-Service Desk der Bundesnetzagentur bietet ein kostenloses Online-Werkzeug für eine erste Risikoeinschätzung [3].

Die meisten KMU-Inventare enden bei „minimal“ oder „Transparenz“. Hochrisiko-Fälle häufen sich im Personalwesen und bei Finanzunternehmen im Bereich Kredit und Versicherung.

4. Die Transparenzpflichten erfüllen (jetzt). - Chatbots und Voicebots: Menschen müssen wissen, dass sie mit KI interagieren, sofern dies nicht offensichtlich ist. Das ist eine Anbieterpflicht (Art. 50 Abs. 1). Prüfen Sie, ob das Produkt Ihres Anbieters den Hinweis anzeigt. Wenn Sie den Bot selbst gebaut haben, müssen Sie den Hinweis selbst ergänzen [6]. - Deepfakes: Wenn Sie KI-generierte oder manipulierte Bilder, Audio- oder Videoinhalte veröffentlichen, die echten Personen, Objekten oder Orten ähneln, legen Sie dies offen. Bei offensichtlich künstlerischen, satirischen oder fiktionalen Werken genügt ein dezenter Hinweis [6]. - Veröffentlichte Texte: KI-generierte Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Themen von öffentlichem Interesse zu informieren, müssen gekennzeichnet werden. Das gilt nicht, wenn ein Mensch den Text geprüft hat und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt. Eine Pressemitteilung, die Sie redigieren und freigeben, fällt unter diese Ausnahme. Ein ungeprüfter, automatisierter Nachrichtenstrom nicht [6]. - Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung (sofern überhaupt zulässig): Informieren Sie die betroffenen Personen [6]. - Wie und wann: klar erkennbar und spätestens bei der ersten Interaktion oder Konfrontation [6]. Der endgültige Verhaltenskodex der Kommission vom 10. Juni 2026 beschreibt praktische Kennzeichnungen, darunter ein gemeinsames EU-Symbol und Audiohinweise [4]. Die maschinenlesbare Wasserzeichnung (Art. 50 Abs. 2) ist Aufgabe Ihres Anbieters. Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, gilt eine Frist bis zum 2. Dezember 2026 [2].

5. Die Betreiberpflichten für Hochrisiko-KI vorbereiten (fällig am 2. Dez. 2027). Art. 26 verpflichtet Sie [8]: 1. das System gemäß der Betriebsanleitung des Anbieters durch technische und organisatorische Maßnahmen zu nutzen. 2. die menschliche Aufsicht benannten Personen zu übertragen, die über die nötige Kompetenz, Schulung, Befugnis und Unterstützung verfügen. 3. sicherzustellen, dass die von Ihnen kontrollierten Eingabedaten relevant und ausreichend repräsentativ sind. 4. den Betrieb zu überwachen, den Anbieter über Probleme zu informieren und die Nutzung auszusetzen sowie dem Anbieter und der Behörde zu melden, wenn das System ein Risiko darstellt. Schwerwiegende Vorfälle sind unverzüglich zu melden. 5. automatisch erzeugte Protokolle (Logs), die Ihrer Kontrolle unterliegen, mindestens sechs Monate aufzubewahren, sofern das Datenschutzrecht nichts anderes verlangt. 6. die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten zu informieren, bevor das System am Arbeitsplatz in Betrieb genommen wird. 7. Personen zu informieren, über die mit Hilfe des Systems Entscheidungen getroffen oder vorbereitet werden, z. B. Bewerbende. 8. die Informationen des Anbieters für die Durchführung der DSFA zu verwenden.

Eine Grundrechte-Folgenabschätzung (Art. 27) ist nur für öffentliche Stellen, private Einrichtungen, die öffentliche Dienste erbringen, sowie für Betreiber von Kreditwürdigkeitsprüfungen natürlicher Personen oder der Preisgestaltung bei Lebens- und Krankenversicherungen vorgeschrieben. Sie kann auf Ihrer DSFA aufbauen [11]. Behörden müssen außerdem prüfen, ob das System in der EU-Datenbank registriert ist [8].

Planen Sie pro Hochrisiko-System ein bis drei Tage Dokumentation ein, zuzüglich der Verhandlungen mit dem Betriebsrat.

6. Zweckänderungen steuern. Halten Sie in Ihrer KI-Richtlinie (GUIDE-007) fest, dass Beschäftigte allgemeine Werkzeuge wie ChatGPT oder Copilot nicht nutzen dürfen, um Bewerbende zu ranken, Beschäftigte zu bewerten oder über Kredite zu entscheiden. Eine solche Nutzung würde Sie zum Anbieter eines Hochrisiko-Systems machen [7].

7. Es in Verträgen festschreiben. Verlangen Sie bei Hochrisiko-Systemen vom Anbieter: Betriebsanleitung, eine Erklärung zur Klassifizierung nach Art. 6, Zugriff auf Logs und deren Export, eine Ansprechstelle für Vorfallmeldungen sowie eine schriftliche Zusage zur Konformität mit der KI-Verordnung bis zum 2. Dez. 2027 (GUIDE-010).

8. Zweimal jährlich überprüfen, außerdem immer dann, wenn Anbieter neue KI-Funktionen ausliefern (GUIDE-011).

Checkliste

• [ ] Ein KI-Inventar liegt vor, einschließlich KI-Funktionen in Standardsoftware und Schatten-KI
• [ ] Rolle (Betreiber oder Anbieter) je System erfasst
• [ ] Risikoklasse je System erfasst, mit einzeiliger Begründung
• [ ] Keine verbotenen Praktiken im Einsatz (Emotionserkennung bei Beschäftigten geprüft)
• [ ] Chatbots und Voicebots zeigen einen KI-Hinweis
• [ ] Prozess zur Kennzeichnung von Deepfakes und veröffentlichten KI-Texten, einschließlich EU-Symbol
• [ ] Maßnahmen zur KI-Kompetenz dokumentiert (GUIDE-006)
• [ ] Bei Hochrisiko-Systemen: Aufsichtspersonen benannt, Log-Aufbewahrung von 6 Monaten oder mehr, Betriebsrat und Beschäftigte informiert, betroffene Personen informiert, DSFA durchgeführt
• [ ] Grundrechte-Folgenabschätzung durchgeführt, falls Sie eine öffentliche Stelle sind oder Kredit- bzw. Versicherungsscoring betreiben
• [ ] Richtlinie verbietet die Zweckentfremdung allgemeiner KI für Personal-, Kredit- oder ähnliche Entscheidungen
• [ ] Anbieterverträge decken Dokumentation nach der KI-Verordnung und Unterstützung bei Vorfällen ab

Vorlagen & Werkzeuge

• KI-Service Desk der Bundesnetzagentur: kostenlose Prüfung der Risikoklasse, Orientierungshilfen und Materialien zur KI-Kompetenz, ausgerichtet auf KMU [3].
• EU AI Act Service Desk: Artikeltexte einschließlich der Änderungen durch den Omnibus [6][7][8].
• Verhaltenskodex zur Kennzeichnung KI-generierter Inhalte (Kommission, Juni 2026) [4].
• IHK-Angebote: Die IHK Ostthüringen zu Gera bündelt IHK-Hilfen zur KI-Verordnung, darunter eine Muster-KI-Richtlinie (IHK Schwaben) und Hinweise zu Transparenzpflichten (IHK Regensburg) [12].
• DSGVO-Vorlagen: DSK-Listen für verpflichtende DSFA und die AVV-Checkliste (GUIDE-005).

Typische Fehler

• Panik oder Sorglosigkeit. „Alles ist Hochrisiko“ lähmt. „Gilt nur für Big Tech“ übersieht Art. 4, 5 und 50.
• 2027 für weit entfernt halten. Betriebsvereinbarung, DSFA und Anbieteränderungen für ein Personalwerkzeug dauern Monate.
• Versteckte KI im Personalwesen. Ranking-Funktionen in Bewerbermanagementsystemen oder „Produktivitätseinblicke“ in Kollaborationssuiten können hochriskant oder sogar verboten sein. Fragen Sie die Anbieter direkt.
• Unbeabsichtigter Anbieterstatus. Ihr eigenes Label auf dem Personalwerkzeug eines Anbieters oder ein selbst gebauter Screening-Bot legt Ihnen Anbieterpflichten auf [7].
• DSGVO und BetrVG vergessen. Die KI-Verordnung kommt zu ihnen hinzu und ersetzt sie nicht. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gilt für die meiste KI, die Nutzeraktivitäten protokolliert, unabhängig von ihrer Risikoklasse (GUIDE-004).

Quellen

1. Regulation (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus on AI), Official Journal. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2026/1744/oj. Accessed 2026-10.
2. Gibson Dunn: EU AI Act Omnibus Agreement, Postponed High-Risk Deadlines and Other Key Changes. https://www.gibsondunn.com/eu-ai-act-omnibus-agreement. Accessed 2026-10.
3. Bundesnetzagentur: Bundesnetzagentur übernimmt zentrale Rolle bei der Umsetzung der KI-Verordnung (press release, 29.07.2026). https://bundesnetzagentur.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/DE/2026/20260729_KI_VO.html. Accessed 2026-10.
4. Jones Day: European Commission Publishes Final Code of Practice on Marking and Labelling AI-Generated Content (June 2026). https://www.jonesday.com/en/insights/2026/06/european-commission-publishes-final-code-of-practice-on-marking-and-labelling-aigenerated-content. Accessed 2026-10.
5. Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act), consolidated text. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj. Accessed 2026-10.
6. EU AI Act Service Desk: Article 50, Transparency obligations. https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-50. Accessed 2026-10.
7. EU AI Act Service Desk: Article 25, Responsibilities along the AI value chain. https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-25. Accessed 2026-10.
8. EU AI Act Service Desk: Article 26, Obligations of deployers of high-risk AI systems. https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-26. Accessed 2026-10.
9. EU AI Act Service Desk: Article 99, Penalties. https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-99. Accessed 2026-10.
10. EU AI Act Service Desk: Article 5, Prohibited AI practices. https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-5. Accessed 2026-10.
11. EU AI Act Service Desk: Article 27, Fundamental rights impact assessment. https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-27. Accessed 2026-10.
12. IHK Ostthüringen zu Gera: Fokus KI-Verordnung, weitere Informationen. https://www.ihk.de/gera/recht-und-steuern/fokus-ki-verordnung/weitere-informationen-7135530. Accessed 2026-10.