Alltägliche Büroautomatisierung

Einführung & Abgrenzung

Anwendungsfälle mit geringer Komplexität, überwiegend zwischen Standardfunktion und breiter Nutzung, für gewöhnliche Beschäftigte und kleine IT-Teams: KI in den Werkzeugen, die ohnehin genutzt werden, kleine automatisierte Abläufe, KI-geschriebene Skripte und persönliche Produktivitätsgewohnheiten. Muster: AUTO.OFFICE (KI-Funktionen in E-Mail, Chat, Tabellen und Dokumenten, AUTO-001..006), AUTO.FLOW (kleine ereignisgesteuerte Abläufe mit einem KI-Schritt, AUTO-007..016), AUTO.SCRIPT (KI-geschriebene Makros, Skripte, Abfragen und Regeln, AUTO-017..021) und AUTO.PERSONAL (eigene Assistenten, Prompt-Bibliotheken, Planung, Sprach- und Fotoerfassung, Einarbeitung, Übergabe, AUTO-022..028).

Abgrenzung: - AUTO deckt die Ebene der einzelnen Person oder des kleinen Teams ab, ohne oder mit nur geringem IT-Projekt; Pipelines in Industriequalität gehören zu DOC (Dokumentenextraktion, DOC-001, 008, 014), KNOW (Wissensabruf im Unternehmen), AGENT (autonome Agenten) und CODE (professionelle Softwareentwicklung). - AUTO-007 (Anhänge ablegen) und AUTO-008 (Formulareingaben in Zeilen) sind leichte Abläufe; DOC-008 und DOC-003 sind die vollständigen Varianten für Posteingang und Formularverarbeitung. - AUTO-002, 003, 004 und 028 (E-Mail, Besprechung, Chat, Abwesenheit) überschneiden sich in den Quellen, unterscheiden sich aber im Zeitpunkt: Verlauf, Besprechung, Kanal, Urlaub; AUTO-024 plant den Tag aus denselben Quellen. - AUTO-001, 017, 018, 019 und 021 bilden eine Stufenleiter von der Formel über Makro, Skript und Power Query bis zum regulären Ausdruck; AUTO-020 ist die Variante für IT-Administratoren. - AUTO-022 (eigener Assistent) gegenüber AUTO-023 (Prompt-Bibliothek) gegenüber AUTO-027 (Einarbeitung am Arbeitsplatz); KNOW-002 ist die geregelte, unternehmensweite Variante. - AUTO-012 und AUTO-025 verarbeiten Sprache mit personenbezogenen Daten und nutzen für kleine Firmen und Einzelpersonen standardmäßig Weg C (lokale Transkription); AUTO-014 ist der einzige Anwendungsfall mit begrenztem Risiko nach der KI-Verordnung (AI Act) (personalisierter Massenversand).

Übersicht

ID	Titel	Muster	Reifegrad	Weg	HW-Stufe	Risiko KI-Verordnung
AUTO-001	KI-geschriebene Tabellenformeln & Formelerklärung (Excel/Sheets)	AUTO.OFFICE	commodity	A	HW1	minimal
AUTO-002	Nachholen von E-Mail-Verläufen & Antwortvorschläge im Mailprogramm (Outlook/Gmail)	AUTO.OFFICE	commodity	A	HW2	minimal
AUTO-003	Besprechungsvorbereitung aus E-Mail, Kalender & Dateien	AUTO.OFFICE	mainstream	A	HW2	minimal
AUTO-004	Zusammenfassungen zum Nachholen von Team-Chats & Kanälen (Teams/Slack)	AUTO.OFFICE	commodity	A	HW2	minimal
AUTO-005	Dokumentversionen vergleichen & Änderungen zusammenfassen	AUTO.OFFICE	commodity	A	HW1	minimal
AUTO-006	Tabellen ad hoc aufräumen (Spalten teilen/zusammenführen, Formate vereinheitlichen, KI-Ausfüllen)	AUTO.OFFICE	commodity	A	HW1	minimal
AUTO-007	Automatisches Ablegen & Umbenennen von E-Mail-Anhängen	AUTO.FLOW	mainstream	B	HW1	minimal
AUTO-008	Formular- & Freitexteingaben in Tabellenzeilen übertragen	AUTO.FLOW	mainstream	B	HW1	minimal
AUTO-009	KI-Zusammenfassung von Nachrichten, Feeds & Benachrichtigungen für einen Kanal oder ein Postfach	AUTO.FLOW	mainstream	C	HW1	minimal
AUTO-010	Automatische wöchentliche Team-Statusberichte aus Aufgaben- & Projektwerkzeugen	AUTO.FLOW	mainstream	B	HW2	minimal
AUTO-011	Genehmigungs- & Antragsabläufe mit KI-Vorprüfung	AUTO.FLOW	mainstream	B	HW2	minimal
AUTO-012	Transkription von Voicemails & Gesprächsnotizen, weitergeleitet per E-Mail oder Ticket	AUTO.FLOW	mainstream	C	HW1	minimal
AUTO-013	Visitenkarten- & Kontakterfassung in CRM oder Adressbuch	AUTO.FLOW	mainstream	A	HW1	minimal
AUTO-014	KI-personalisierter Serienbrief & Serien-E-Mail	AUTO.FLOW	mainstream	B	HW1	begrenzt
AUTO-015	Wiederkehrende Dokumentenerstellung aus Vorlagen & Daten	AUTO.FLOW	mainstream	B	HW1	minimal
AUTO-016	Einfache Änderungsmeldungen für Webseiten & Dokumente mit KI-Zusammenfassung	AUTO.FLOW	mainstream	A	HW1	minimal
AUTO-017	KI-geschriebene Makros (VBA, Office Scripts, Apps Script)	AUTO.SCRIPT	mainstream	A	HW2	minimal
AUTO-018	KI-geschriebene Python- & PowerShell-Skripte für Datei- und Datenaufgaben	AUTO.SCRIPT	mainstream	A	HW2	minimal
AUTO-019	KI-gestützte Power-Query- & Datenimport-Transformationen	AUTO.SCRIPT	mainstream	A	HW1	minimal
AUTO-020	Hilfe bei Skripten & Konfiguration in der IT-Administration kleiner IT-Teams	AUTO.SCRIPT	mainstream	A	HW2	minimal
AUTO-021	Reguläre Ausdrücke, Textmuster & Validierungsregeln per KI	AUTO.SCRIPT	commodity	A	HW1	minimal
AUTO-022	Selbst gebaute eigene Assistenten für wiederkehrende Aufgaben (Custom GPTs, Copilot-Agenten, Gems)	AUTO.PERSONAL	mainstream	A	HW1	minimal
AUTO-023	Persönliche & Team-Prompt-Bibliotheken und Prompt-Vorlagen	AUTO.PERSONAL	mainstream	A	HW1	minimal
AUTO-024	Tagesplanung & Aufgabenextraktion aus E-Mail, Chat und Notizen	AUTO.PERSONAL	mainstream	A	HW1	minimal
AUTO-025	Sprachmemos unterwegs zu strukturierten Notizen & Aufgaben	AUTO.PERSONAL	mainstream	C	HW1	minimal
AUTO-026	Whiteboard, Screenshot & Foto in bearbeitbaren Text oder Tabelle umwandeln	AUTO.PERSONAL	commodity	A	HW1	minimal
AUTO-027	Anleitungshilfe zur Software & KI-Einarbeitung am Arbeitsplatz für Office-Werkzeuge	AUTO.PERSONAL	mainstream	A	HW2	minimal
AUTO-028	Abwesenheitsübergabe & Zusammenfassungen zum Nachholen nach der Rückkehr	AUTO.PERSONAL	mainstream	A	HW1	minimal

Hinweis zur KI-Verordnung (AI Act): Alle Anwendungsfälle haben minimales Risiko, mit Ausnahme von AUTO-014 (begrenzt, Transparenzpflichten bei KI-erzeugter Massenkommunikation). Sehen Sie vor jedem Versand oder jeder Ablage einen menschlichen Prüfschritt vor und leiten Sie keine Personalthemen oder personenbezogenen Entscheidungen über diese Werkzeuge.

Gemeinsame Bausteine

Gemeinsame Schichten: die bereits lizenzierten KI-Funktionen (Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini, ChatGPT/Claude-Team-Tarife mit EU-Datenhaltung und AVV), eine Low-Code-Workflow-Engine (Power Automate, n8n oder Zapier-Klasse) mit Freigabeschritt durch Menschen und Ablaufprotokoll, ein OpenAI-kompatibles Gateway (LiteLLM vor einer verwalteten EU-API oder einem lokalen Modell) für die Abläufe, eine gemeinsame Prompt-Bibliothek (AUTO-023) und einfache Leitplanken: keine echten personenbezogenen Daten in Prompts für Werkzeuge nach Weg A ohne AVV, Tests mit erfundenen Beispieldaten, Protokolle darüber, was der Ablauf versendet hat.

HW1 (CPU/Laptop): quantisiertes 3-8B-Modell über Ollama/llama.cpp, Whisper small/medium für Sprache, Tesseract oder ein kleines VLM für Fotos, n8n. Deckt AUTO-001, AUTO-005, AUTO-006, AUTO-007, AUTO-008, AUTO-009, AUTO-012, AUTO-013, AUTO-014, AUTO-015, AUTO-016, AUTO-019, AUTO-021, AUTO-022, AUTO-023, AUTO-024, AUTO-025, AUTO-026, AUTO-028 ab.
HW2 (einzelne GPU mit 24-48 GB oder EU-gehostete API): 7-32B-Instruct- und Code-Modell über vLLM, Whisper large, n8n/Power Automate, optional ein Vektorindex für die Anleitungshilfe. Deckt AUTO-002, AUTO-003, AUTO-004, AUTO-010, AUTO-011, AUTO-017, AUTO-018, AUTO-020, AUTO-027 ab (E-Mail, Chat, Status, Genehmigungen, Makros, Admin-Skripte, Einarbeitung).
Hinweise zu den Wegen: A = zuerst die in die vorhandene Office-Suite eingebaute KI oder einen verwalteten EU-Dienst nutzen (die meisten AUTO-Fälle); B = einen kleinen Ablauf auf einer Workflow-Engine mit API oder selbst betriebenem Modell bauen, wenn Menge oder Datensensibilität es erfordern; C = lokale oder selbst betriebene Verarbeitung, wenn Sprach- oder Kundendaten im Spiel sind (AUTO-009, 012, 025 für kleine Firmen). Nutzen Sie ein Gateway, eine Workflow-Engine und eine Prompt-Bibliothek gemeinsam für die ganze Familie.