KI-Kompetenz und Schulung der Beschäftigten (KI-Verordnung Art. 4 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744)

Ihre Beschäftigten nutzen KI bereits. Manches stellen Sie selbst bereit (Copilot, DeepL, einen Chatbot im ERP-System). Anderes haben sie auf eigene Faust gefunden. Seit dem 27. Juli 2026 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung (AI Act) in der Fassung des Digital-Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) von jedem Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz seiner Beschäftigten fördern. Dieser Leitfaden zeigt, wie ein deutsches KMU diese Pflicht in wenigen Wochen erfüllen kann: mit einem schlanken, auf Rollen zugeschnittenen Programm, das Sie gemeinsam mit dem Betriebsrat durchführen und so dokumentieren, dass Sie belegen können, was Sie getan haben.

Warum es wichtig ist

• Es ist eine gesetzliche Pflicht, aber der Maßstab ist ein angemessener Aufwand. In der geänderten Fassung verlangt Art. 4 von Anbietern und Betreibern, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten und anderer Personen, die in ihrem Auftrag KI-Systeme betreiben oder nutzen, fördern. Er verlangt nicht, dass Sie für irgendeine Person ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren [1][2]. Die EU-Kommission sagt, es sei kein Zertifikat nötig; ein interner Nachweis über Schulungen genüge [2].
• Größe und Branche spielen keine Rolle. Wenn Ihr Unternehmen ChatGPT, Copilot oder eine KI-Funktion in Standardsoftware nutzt, sind Sie Betreiber. Die Pflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße und Branche [1][6].
• Durchsetzung und Haftung. Die nationalen Marktüberwachungsbehörden beaufsichtigen Art. 4; ihre Aufsicht gilt ab dem 2. August 2026. Laut Kommission sind Maßnahmen nach einem Vorfall wahrscheinlicher, wenn die Beschäftigten keine angemessene Schulung hatten [2]. Die KI-Verordnung selbst begründet keinen Schadensersatzanspruch. Die Bundesnetzagentur weist jedoch darauf hin, dass fehlende KI-Kompetenz nach nationalem Recht als Verletzung der Sorgfaltspflicht gelten kann, insbesondere wenn ein Schaden entsteht [1][2].
• Die Betriebsanleitung zu lesen reicht nicht. Die Kommission stellt fest, dass es unwirksam und unzureichend sein kann, sich allein auf die Gebrauchsanweisungen zu stützen oder die Beschäftigten zu bitten, diese zu lesen [2].
• Der Nutzen geht über die Compliance hinaus. Ungeschulte Nutzerinnen und Nutzer fügen Kundendaten in öffentliche Chatbots ein, vertrauen erfundenen Zahlen und legen Werkzeuge nach zwei Wochen wieder ab. Schulung ist die günstigste Kontrolle gegen Datenabflüsse (GUIDE-013) und der stärkste Treiber für Akzeptanz (GUIDE-008).

Wann Sie es brauchen

• Jetzt, wenn Beschäftigte irgendein KI-Werkzeug nutzen, ob genehmigt oder nicht. Der ursprüngliche Art. 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 [2].
• Vor jedem neuen KI-Rollout und jedem Pilotprojekt (GUIDE-009). Machen Sie eine kurze Schulung zum jeweiligen Werkzeug zum Teil des Go-live.
• Wenn sich ein System oder seine Nutzung ändert, zum Beispiel bei einem neuen Modell, neuen Datenquellen oder einem Agenten, der nun eigenständig handelt. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen immer dann zu überprüfen und aufzufrischen, wenn sich Systeme, Kontexte oder Technik ändern [1].
• Vor dem 2. Dezember 2027, wenn Sie Hochrisiko-KI nach Anhang III einsetzen werden, zum Beispiel bei Einstellungen oder bei der Beurteilung von Beschäftigten. Zusätzlich zu Art. 4 müssen Betreiber von Hochrisiko-Systemen die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die über die nötige Kompetenz und Schulung verfügen. Der Omnibus hat diese Pflicht beibehalten [2] (siehe GUIDE-014).

Wer beteiligt ist

Schritt für Schritt

1. KI-Inventar erstellen (1–2 Tage). Listen Sie jedes genutzte KI-System auf: lizenzierte Werkzeuge, KI-Funktionen in vorhandener Software (M365, DATEV, CRM, ERP) und Werkzeuge, die Beschäftigte privat für die Arbeit nutzen. Eine kurze anonyme Umfrage oder ein Blick in Proxy- und SaaS-Protokolle macht Schatten-KI sichtbar. Halten Sie für jedes System Zweck, Nutzerkreis, betroffene Daten und Risiko fest. Die Bundesnetzagentur stellt die Bedarfsanalyse an den Anfang: wer nutzt welches System, zu welchem Zweck, mit welchen Risiken und Chancen [1]. Halten Sie auch Ihre eigene Rolle fest. Die meisten KMU sind nur Betreiber, doch wer einen eigenen Chatbot auf einer API aufbaut, kann damit zum Anbieter werden [2].

2. Beschäftigte in Rollengruppen einteilen (ein halber Tag). Verwenden Sie drei oder vier Gruppen statt individueller Pläne: - Alle Beschäftigten: Alle, die mit KI in Berührung kommen können, in der Praxis also alle Büro-Beschäftigten. - Regelmäßige Nutzende: Tägliche Nutzerinnen und Nutzer genehmigter Werkzeuge wie Schreibassistenten, Übersetzung, Besprechungszusammenfassungen und RAG-Assistenten. - Power-User und Entwickelnde: Personen, die Automatisierungen bauen (n8n, Power Automate), APIs anbinden oder Agenten konfigurieren. - Entscheidende und Aufsicht: Führungskräfte sowie alle, die in sensiblen Bereichen auf KI-Ergebnisse hin handeln: Personal, Finanzen und später die Aufsicht über Hochrisiko-Systeme.

Berücksichtigen Sie, wie Art. 4 es erwartet, die vorhandenen technischen Kenntnisse, die Erfahrung und die Ausbildung der Personen [2].

3. Betriebsrat früh einbinden (2–6 Wochen, parallel durchführen). Wo ein gewählter Betriebsrat besteht, beraten Sie mit ihm über betriebliche Schulungsmaßnahmen (§97 Abs. 1 BetrVG). Wenn KI Tätigkeiten so verändert, dass vorhandene Kenntnisse nicht mehr ausreichen, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Schulungen; bei Uneinigkeit entscheidet die Einigungsstelle (§97 Abs. 2) [7]. §98 ergänzt die Mitbestimmung bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen. Weil die KI-Werkzeuge selbst meist unter §87 Abs. 1 Nr. 6 fallen, regeln Sie die Schulung im Rahmen der KI-Betriebsvereinbarung (GUIDE-004). Stellen Sie sicher, dass Schulungsnachweise nicht zur Leistungsbeurteilung verwendet werden. Im öffentlichen Dienst hat der Personalrat vergleichbare Rechte nach dem BPersVG und den Landesgesetzen.

4. Inhalte in drei Ebenen gestalten (1–2 Wochen). Die Kommission nennt Mindestthemen: ein allgemeines Verständnis von KI, die Rolle Ihrer Organisation, die Risiken der eingesetzten Systeme und wie man ihnen begegnet, sowie auf Wissen und Kontext der Beschäftigten zugeschnittene Maßnahmen [2]. Die Bundesnetzagentur schlägt eine ähnliche Struktur aus Grundlagen, organisationsspezifischem Wissen und rollenspezifischer Vertiefung vor [1]. In der Praxis: - Grundlagen, 60–90 Min., alle Beschäftigten: Was generative KI leistet und was nicht, Halluzinationen, Verzerrungen (Bias), welche Daten in welches Werkzeug dürfen, wie KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden und wen man fragen kann. - Werkzeug- und Prozessschulung, 1–3 Std. je Werkzeug: Live-Demos mit Ihren eigenen Dokumenten. Zeigen Sie, wie man Ergebnisse prüft, was zu tun ist, wenn das Werkzeug falsch liegt, und was die KI-Richtlinie erlaubt (GUIDE-007). - Rollenvertiefung, ein halber bis 2 Tage: Prompt Injection und Zugriffsrechte für Entwickelnde (GUIDE-013), Auslöser für eine DSFA für Personal und Datenschutzbeauftragte (GUIDE-005) sowie Grundlagen der KI-Verordnung und der Verträge für Führungskräfte (GUIDE-014).

Schulen Sie anhand Ihrer tatsächlichen Anwendungsfälle. Allgemeine „KI-1x1“-Videos allein sind die schwächste Option.

5. Formate und Anbieter wählen (1 Woche). Ein Format ist nicht vorgeschrieben; interne wie externe Durchführung sind möglich [1]. Ein typischer Mix im KMU: - Kostenloses E-Learning für die Grundlagen: Kurse von KI-Campus oder appliedAI [1][5]. - Eine interne Live-Session je Werkzeug, durchgeführt von der IT oder einem Champion. - Monatliche Sprechstunden von 30 Minuten. - Ein einseitiges Merkblatt neben der KI-Richtlinie.

Planen Sie im ersten Jahr etwa 3–6 Stunden je regelmäßigem Nutzer ein. Externe Halbtages-Workshops kosten typischerweise einige Hundert bis einige Tausend Euro. Holen Sie Angebote ein, denn die Preise schwanken.

6. Durchführen und dokumentieren (laufend). Führen Sie einen einfachen Schulungsnachweis: Maßnahme, Inhalt, Datum, Dauer, Teilnehmende, Trainer(in) und Version der Unterlagen. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, Umfang, Zeitpunkt und Teilnehmende der Maßnahmen zu dokumentieren, damit Sie jederzeit die Einhaltung belegen können [1]. Eine Tabelle oder Ihr Lernmanagementsystem genügt. Nehmen Sie das Grundlagenmodul in das Onboarding auf (AGENT-009 kann das automatisieren).

7. Auswerten und auffrischen (jährlich und bei Änderungen). Ein kurzes Quiz oder ein Feedbackbogen am Ende jedes Moduls reicht aus. Art. 4 verlangt nicht, das Wissen der Beschäftigten zu messen [2]; nutzen Sie die Ergebnisse daher, um die Schulung zu verbessern, nicht um Personen zu benoten. Überprüfen Sie die Inhalte, wenn sich Werkzeuge, Modelle oder die KI-Richtlinie ändern, und mindestens einmal im Jahr.

Checkliste

• [ ] KI-Inventar liegt vor, einschließlich KI-Funktionen in Standardsoftware und Schatten-KI
• [ ] Ihre Rolle ist je System geklärt (Betreiber oder Anbieter)
• [ ] Rollengruppen sind festgelegt, mit Zielinhalten und Stunden je Gruppe
• [ ] Betriebsrat informiert und beteiligt; Schulung in der KI-Betriebsvereinbarung geregelt
• [ ] Grundlagenmodul für alle relevanten Beschäftigten durchgeführt, einschließlich Teilzeitkräften, Zeitarbeitskräften und Freiberuflern, die Ihre KI nutzen
• [ ] Werkzeugspezifische Schulung findet vor jedem Go-live statt
• [ ] KI-Richtlinie und Merkblatt sind aus der Schulung verlinkt
• [ ] Schulungsnachweis geführt (wer, was, wann, wie lange, Version der Unterlagen)
• [ ] Grundlagenmodul ist Teil des Onboardings
• [ ] Hochrisiko-Vorhaben geprüft: Personen für die menschliche Aufsicht benannt und vor dem 2. Dez. 2027 geschult
• [ ] Termin für die Überprüfung festgelegt (mindestens einmal im Jahr)

Vorlagen & Werkzeuge

• EU-Kommission, Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz: Die offizielle Auslegung von Art. 4, einschließlich der Änderungen durch den Omnibus [2].
• EU-KI-Büro, lebendes Verzeichnis von Praktiken zur KI-Kompetenz: Über 40 reale Programme aus Unternehmen und dem öffentlichen Sektor, verlinkt aus den Fragen und Antworten. Sie zu übernehmen bedeutet nicht automatisch, dass Sie die Vorgaben erfüllen [2].
• Bundesnetzagentur, Seite KI-Kompetenz und KI-Service Desk: Deutschsprachige Hinweise, ein Faktenblatt für KMU, der KI-Compliance Kompass und eine Liste kostenloser Schulungsanbieter [1].
• Mittelstand-Digital Zentren: Rund 100 KI-Trainerinnen und -Trainer, kostenlose Workshops und der KI-Readiness-Check für KMU [1]. Die Angebote der Zentren sind kostenlos [3]. Die Förderzeiträume unterscheiden sich je Zentrum; prüfen Sie daher Ihr regionales Zentrum, bevor Sie planen.
• European Digital Innovation Hubs (EDIHs): Unterstützung für KMU und öffentliche Stellen, einschließlich „Test before invest“ [1].
• KI-Campus (ki-campus.org): Kostenlose Online-Kurse mit kostenlosen Teilnahmebescheinigungen [5].
• IHK-Hinweise: Zum Beispiel die Hinweise der IHK Rostock zur KI-Schulungspflicht, die Bedarfsanalyse, Grundlagen für alle Beschäftigten, Richtlinien und Dokumentation abdecken [6]. Viele IHKs bieten auch Kurse an.
• Förderung, Stand Oktober 2026: Die Weiterbildungsförderung Beschäftigter nach §82 SGB III (Bundesagentur für Arbeit) gilt weiterhin, mit hohen Zuschüssen für Betriebe unter 50 Beschäftigten. Sie deckt jedoch nur zugelassene Kurse mit mehr als 120 Stunden ab und schließt Schulungen aus, zu denen der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist [4]. Sie passt also zur echten Umqualifizierung für durch KI veränderte Tätigkeiten, nicht zur grundlegenden Schulung nach Art. 4. Weitere Programme finden Sie in GUIDE-012.

Typische Fehler

• Es als einmaliges E-Learning behandeln. Ein Klick-durch-Video ohne Bezug zu Ihren Werkzeugen ist genau das, was die Kommission als möglicherweise unzureichend bezeichnet [2]. Verbinden Sie es mit praktischer Werkzeugschulung.
• Auf einen „zertifizierten“ Kurs warten. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben [2]. Geben Sie das Geld für Inhalte aus, die auf Ihre Systeme zugeschnitten sind.
• Die in Standardsoftware versteckte KI vergessen. Copilot in Outlook, KI im CRM und Übersetzungs-Plugins zählen alle. Halten Sie das Inventar aktuell.
• Den Betriebsrat umgehen. Schulungen, die §97/98 BetrVG missachten, oder Teilnahmedaten, die in Leistungsbeurteilungen landen, vergiften die Akzeptanz und können den Rollout stoppen.
• Schulung ohne Richtlinie. Die Beschäftigten lernen, was KI kann, aber nicht, was sie dürfen. Liefern Sie Schulung und KI-Richtlinie (GUIDE-007) gemeinsam aus.
• Externe Personen vergessen. Art. 4 erfasst auch andere, die KI-Systeme in Ihrem Auftrag nutzen, etwa Zeitarbeitskräfte, Freiberufler und Dienstleister [2]. Vereinbaren Sie in Verträgen, wer sie schult.
• Kein Nachweis. Ohne Dokumentation können Sie nach einem Vorfall keinen angemessenen Aufwand belegen [1][2].

Quellen

1. Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO), including building blocks, training layers, documentation and free offers. https://bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/KI/7_Kompetenz/start.html. Accessed 2026-10.
2. European Commission: AI Literacy, Questions & Answers (including Digital Omnibus update). https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/faqs/ai-literacy-questions-answers. Accessed 2026-10.
3. IHK Hannover: Mittelstand-Digital Zentrum Hannover geht in die Verlängerung (as of 11.06.2026). https://www.ihk.de/hannover/hauptnavigation/innovation/innovation/technologien-trends/industrie-4-0-und-ki2/mittelstand-digital-zentrum-hannover-geht-in-die-verlaengerung-6175774. Accessed 2026-10.
4. §82 SGB III, Förderung beschäftigter Arbeitnehmer. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__82.html. Accessed 2026-10.
5. KI-Campus, free AI learning platform. https://ki-campus.org. Accessed 2026-10.
6. IHK Rostock: KI-Schulungspflicht – was Unternehmen tun müssen (updated 22.04.2026). https://www.ihk.de/rostock/fachkraeftesicherung-und-digitalisierung/digitalisierung/ki-schulungspflicht-6547800. Accessed 2026-10.
7. §97 BetrVG, Einrichtungen und Maßnahmen der Berufsbildung. https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__97.html. Accessed 2026-10.