Vor einem Kundengespräch oder einer Teambesprechung verbringen Menschen zehn bis zwanzig Minuten damit, Postfächer, Ordner und alte Protokolle zu durchsuchen. Ein Assistent, der bereits mit Kalender, Mail und Dateien verbunden ist, stellt das Bild in Sekunden zusammen: Wer kommt, was ist seit dem letzten Mal passiert, welche Dokumente sind wichtig, was ist offen. Für die meisten KMU ist das ein Funktionsschalter in Microsoft 365 oder Google Workspace, kein Projekt.
Problem & Nutzen
- Heute: Durchblättern von Verläufen, Öffnen von Ordnern, Lesen alter Protokolle; vor externen Besprechungen geht der Kontext oft verloren.
- KI-Nutzen: ein einheitlicher Ausgangspunkt, weniger vergessene Zusagen, bessere Fragen. Messen Sie die eingesparte Zeit bei Ihren eigenen Besprechungen, statt Herstellerangaben zu trauen.
- Grenze: Der Assistent sieht nur, was die Nutzerin oder der Nutzer sehen darf, sodass Kolleginnen und Kollegen unterschiedliche Übersichten erhalten können [1]. Besprechungen ohne frühere Mails, Dateien oder Notizen liefern wenig.
Varianten
- Eingebaute Schaltfläche: Copilot in Outlook zeigt am Termin zugehörige E-Mails, Dokumente, Aufgaben und eine Zusammenfassung des vorherigen Termins [1].
- Chatbasiert: „Bereite mich auf meinen Termin um 14:00 Uhr vor“ in Copilot Chat oder Gemini; Google beschreibt die Nutzung von Gemini mit Drive-Dokumenten zur Besprechungsvorbereitung [2].
- Geplanter Ablauf: Ein Ablauf erstellt die Übersicht 15-30 Minuten vor jeder Besprechung und versendet sie per Mail oder speichert ein Dokument (Workspace Studio, Power Automate, n8n) [3].
- Private Nutzung: Termine bei Behörden oder Ärzten; siehe AUTO-024.
So funktioniert es
calendar event (button or trigger)
-> collect: attendees, agenda, previous occurrence
-> retrieve: mail threads, linked files, last minutes, open tasks (user's permissions)
-> LLM summarises: purpose, history, open points, suggested questions
-> brief in the event, by mail or as a document
-> user checks and adds notes
Der Abruf muss Berechtigungen beachten; selbst gebaute Abläufe müssen das nachbilden, sonst geben sie Inhalte preis. Nichts wird automatisch an Teilnehmende gesendet. Nicht Gegenstand: die Besprechung selbst (SPEECH-001) und die Terminplanung (AGENT-012).
Datenaufbereitung
Welche Daten: Kalendereinträge mit Teilnehmenden und Tagesordnung, E-Mail-Verläufe, frühere Protokolle, Dateien in SharePoint, OneDrive, Drive oder Nextcloud, optional CRM-Notizen.
Typische Lücken: Besprechungen ohne Tagesordnung, Protokolle auf persönlichen Laufwerken, über viele Orte verstreute Dateien und vor allem zu weit gefasste Freigaben („alle im Unternehmen“), sodass der Assistent Dokumente anzeigt, die eine Nutzerin oder ein Nutzer nie sehen dürfte.
Schritte der Aufbereitung: 1. Prüfen Sie vor der Aktivierung die Freigaben auf SharePoint-, Teams- und Drive-Websites (einen halben Tag bis einige Tage, mit den eingebauten Freigabeberichten). 2. Vereinbaren Sie Besprechungshygiene: Tagesordnung in der Einladung, Protokolle an einem benannten Ort gespeichert. 3. Archivieren Sie veraltete Ordner; kennzeichnen Sie vertrauliche Websites (Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen, Drive-Bezeichnungen). 4. Bei selbst gebauten Abläufen: erlaubte Quellen auflisten und mit 5-10 echten Besprechungen testen.
Grober Aufwandsanteil: gering, aber die Bereinigung der Berechtigungen wird oft unterschätzt. Siehe GUIDE-003.
Umsetzungswege
Welcher Weg für wen
- KMU - A: eingebaut in Suiten, die die meisten KMU bereits betreiben; Standardprozess, keine Integration.
- Großunternehmen - B: CRM- und Ticket-Quellen sowie zentrale Governance sprechen für einen eigenen Ablauf auf APIs in der EU-Region.
- Entwicklung - B: Kalender-API, Mailsuche und ein LLM mit strukturierter Ausgabe auf einer in der EU gehosteten API.
- Öffentlicher Sektor - C: Mail und Dateien sind sensibel, und das Vergaberecht begünstigt souveränes Hosting; ein lokales Modell auf HW2 genügt.
Weg A - Kaufen (Standardsoftware) (für die meisten KMU empfohlen)
- Microsoft 365 Copilot: Outlook „Vorbereiten“, Copilot Chat; Administratoren steuern die Besprechungseinblicke im Admin Center [1]. Prüfen Sie die Einstellungen der EU Data Boundary.
- Gemini in Google Workspace: Gemini in Gmail beantwortet nur Fragen zu Terminen im primären Kalender [2]; prüfen Sie die Funktion in Ihrer Edition.
- Besprechungsassistenten (Fireflies, Otter) konzentrieren sich auf die Besprechung selbst und werden in den USA gehostet; klären Sie zuerst den AVV.
- Lizenzen gelten pro Nutzer; prüfen Sie die aktuellen Preise.
Weg B - Auf Cloud-KI-Diensten aufbauen
n8n (selbst betreibbar, EU) oder Power Automate mit einem Kalender-Auslöser; in der EU gehostete Modelle wie Mistral, Azure OpenAI in einer EU-Region oder Vertex AI an einem EU-Standort; Microsoft Graph oder Gmail-/Drive-APIs mit delegierten (Nutzer-)Berechtigungen, nicht mit Administratorrechten. Erster Ablauf in ein bis drei Tagen, produktionsreif in zwei bis vier Wochen.
Weg C - Selbst betreiben (Open Source)
n8n oder ein kleiner Python-Dienst, ein lokales Modell über Ollama oder vLLM (Klasse 7-30B, z. B. Mistral Small, Qwen), Nextcloud-Kalender und -Dateien über CalDAV/WebDAV, Mail über IMAP. HW1 funktioniert für kurze Übersichten, HW2 für ein Team. Einige Stunden Betrieb pro Monat; sinnvoll, wenn Mail das Haus nicht verlassen darf und der Server auch andere AUTO-Anwendungsfälle bedient.
Weg D - Eigenes Training
Nicht nötig; ein allgemeines Modell mit gutem Abruf genügt.
Stand der Technik (2026)
Assistenten in den Suiten nutzen einen berechtigungsbewussten Index über Mail, Chat, Kalender und Dateien; wiederkehrende Besprechungen erhalten eine Zusammenfassung des vorherigen Termins [1]. Agentenartige Abläufe starten vor jeder Besprechung [3]. Fehlerbilder: übersehener oder veralteter Kontext, als Tatsachen dargestellte Vermutungen, verwechselte Personen mit gleichem Namen und stille Lücken (was nicht abrufbar war, wird nicht erwähnt).
Gemeinsame Bausteine & Kombinationen
Gleicher Unterbau wie AUTO-002 (Mail nachholen), AUTO-004 (Chat nachholen), AUTO-024 (Tagesplanung) und AUTO-028 (Abwesenheitsübergabe); eine Lizenz oder ein n8n-Server bedient alle. Naheliegende Kette: AUTO-003 davor, SPEECH-001 währenddessen und danach, AUTO-024 für Folgeaufgaben; AUTO-022 für einen „Besprechungscoach“ des Teams.
Aufwand, Kosten & Kennzahlen
- A: Stunden zur Aktivierung, ein bis drei Tage für Bereinigung der Berechtigungen und Schulung; die Kosten sind Lizenzen.
- B: ein bis drei Tage Prototyp, zwei bis vier Wochen bis zur Produktion.
- C: drei bis sechs Tage plus Server und leichter Betrieb.
- Kennzahlen: Anteil der Besprechungen mit genutzter Übersicht, selbst berichtete Vorbereitungszeit vorher/nachher, Bewertung der Nützlichkeit, gemeldete Fehler.
Menschen & Veränderung
Früh einbinden: Geschäftsführung, IT und IT-Sicherheit (Berechtigungen, Bezeichnungen), die Datenschutzbeauftragte bzw. den Datenschutzbeauftragten und die Dateneigentümer geteilter Websites (GUIDE-005, GUIDE-007).
Betriebsrat: in den meisten Fällen ja. Das BAG vertritt, dass die objektive Eignung zur Überwachung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG genügt, und Assistenten wie Copilot protokollieren die Nutzung. § 90 Abs. 1 Nr. 3 verlangt eine rechtzeitige Unterrichtung über KI-gestützte Arbeitsverfahren; § 80 Abs. 3 erlaubt eine KI-Sachverständige oder einen KI-Sachverständigen. Eine Betriebsvereinbarung (keine individuelle Leistungsbewertung) regelt das meist (GUIDE-004). Öffentliche Stellen beteiligen den Personalrat.
Datenschutz: Daten der Teilnehmenden und Korrespondenzpartner werden verarbeitet; ein AVV (Art. 28 DSGVO) und die Einbindung der oder des Datenschutzbeauftragten sind nötig. Eine DSFA ist bei bloßer Vorbereitung meist nicht erforderlich, prüfen Sie aber, ob der Assistent Personal- oder Gesundheitspostfächer erreicht.
KI-Kompetenz: Art. 4 der KI-Verordnung (AI Act) verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz der Beschäftigten; eine einstündige Schulung dazu, was der Assistent sehen kann und wie man Zusammenfassungen prüft, ist ein Anfang (GUIDE-006).
Pilot: 10-20 Freiwillige (Vertrieb, Projektleitungen) über vier Wochen, eine KI-Botschafterin oder ein KI-Botschafter (GUIDE-008, GUIDE-009). Bedenken: „Liest die Geschäftsführung meine Prompts?“ (Zugriff auf Protokolle festlegen), „Zeigt es vertrauliche Dateien an?“ (zuerst Berechtigungen korrigieren), „Die Übersichten sind falsch“ (immer prüfen).
Mensch behält die Kontrolle: Die Nutzerin oder der Nutzer entscheidet, was verwendet wird; nichts geht automatisch hinaus.
Risiken, Regulierung & Compliance
- KI-Verordnung (AI Act): minimales Risiko; die Förderung der KI-Kompetenz nach Art. 4 gilt; interne Übersichten lösen Art. 50 nicht aus (GUIDE-014).
- DSGVO: Mail und Kalender sind personenbezogene Daten; AVV, EU-Hosting oder EU Data Boundary, Übersichten nach der Besprechung löschen.
- Sicherheit: Zu weite Freigaben sind das Hauptrisiko; Prompt-Injection über eingehende Mails ein weiteres, halten Sie Abläufe daher schreibgeschützt (GUIDE-013).
Erste Schritte
- Führen Sie eine Berechtigungsprüfung für Ihre wichtigsten Websites durch (GUIDE-003).
- Informieren Sie Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte(n), aktivieren Sie dann für eine Pilotgruppe mit einer einseitigen Nutzungsregel (GUIDE-004, GUIDE-007).
- Testen Sie 10 echte Besprechungen und notieren Sie Fehler.
- Entscheiden Sie anhand der Bewertungen über Go/No-Go; bauen Sie einen eigenen Ablauf nur, wenn der eingebaute nicht passt (GUIDE-002, GUIDE-009).
Quellen
- Microsoft Support - Prepare for your meeting with Copilot - https://support.microsoft.com/en-us/outlook/prepare-for-your-meeting-with-copilot
- Google - Gemini at work: a practical guide - https://workspace.google.com/learning/report/content/geminiatworkapracticalguide
- n8n - Send daily meeting prep briefs from Google Calendar with Gemini and Gmail - https://n8n.io/workflows/17824-send-daily-meeting-prep-briefs-from-google-calendar-with-gemini-and-gmail
- Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act) - https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj