Katalog / Aufbereitung von Daten und Wissen / PREP-004

Datenverantwortung & Stewardship-Rollen für KI-relevante Daten

Für jeden Datenbestand und jede Dokumentensammlung, die KI-Assistenten lesen, eine verantwortliche Eigentümerin bzw. einen Eigentümer (Data Owner) und einen Steward benennen, damit Freigabe von Inhalten, Fehlerbehebung und Fragen zur Bedeutung einen menschlichen Ansprechpartner haben.

Schneller Erfolg: bewährt, überschaubarer Aufwand, erste Ergebnisse nach Wochen, geringes regulatorisches Risiko.

Bausteine für den EigenbetriebAgenten & Automatisierung

Ein KI-Assistent ist nur so zuverlässig wie die Dokumente und Tabellen dahinter, und niemand korrigiert eine falsche Preisliste, wenn sie niemandem gehört. Dieser Anwendungsfall ist überwiegend organisatorisch: Weisen Sie jeder Quelle, die eine KI nutzt, einen benannten Data Owner (verantwortlich) und einen Data Steward (operativ) zu, halten Sie beide in einem einfachen Register fest und geben Sie ihnen einen kleinen Prüfrhythmus. Der KI-Anteil ist optional und hilfreich: Assistenten können das Register aus dem Inventar vorbereiten und überfällige Prüfungen anmahnen.

Problem & Nutzen

  • In den meisten KMU gehören „die Daten“ allen und damit niemandem: veraltete Preislisten, drei Versionen eines Prozesshandbuchs, eine Teams-Site, deren Ersteller 2022 das Unternehmen verlassen hat. Menschen umgehen das; ein KI-Assistent (Copilot, Gemini, ein RAG-Chatbot) wiederholt es mit großer Überzeugung.
  • Typischer Fehlerfall: Eine Mitarbeiterin meldet eine falsche Antwort, und niemand weiß, wer die Quelle korrigieren darf, wer die Korrektur freigibt oder wer erklärt, was eine Spalte wie „Umsatz“ tatsächlich bedeutet.
  • Nutzen: schnellere Fehlerbehebung, weniger falsche Antworten, ein klarer Ansprechpartner für Datenschutzbeauftragte und IT sowie eine Voraussetzung für Rollouts wie PREP-023. Einen belastbaren quantitativen Richtwert dafür kenne ich nicht; messen Sie Ihre eigene Ausgangslage (siehe Kennzahlen).
  • Microsoft selbst baut auf diesem Gedanken auf: In Purview sind Eigentümer von Governance-Domänen (Domain Owner) und Data Stewards getrennte Rollen, und Microsoft empfiehlt mindestens zwei Domain Owner, damit ein Weggang keine Lücke hinterlässt [1].

Varianten

  • KMU (10-250 Beschäftigte): einseitiges Register in Excel bzw. als SharePoint-Liste; Owner sind die Abteilungsleitungen, Stewards sind Power-User oder Assistenzkräfte.
  • Großunternehmen: Domänen (Finanzen, Personal, Vertrieb) mit Domain Ownern, Purview oder ein Katalogwerkzeug, vierteljährliche Attestierungen.
  • Entwickler-/Plattformteam: Verantwortung als Code (CODEOWNERS, Owner-Feld im Datenkatalog) für Datensätze sowie Prompt- und Wissens-Repositories.
  • Öffentliche Verwaltung: Register abgestimmt auf das bestehende Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und den Aktenplan; Personalrat frühzeitig einbinden.
  • Privat: nicht relevant.

So funktioniert es

  1. Inventar (PREP-001)
  2. KI-relevante Quellen auswählen
  3. Owner / Steward / Vertretung zuweisen
  4. Rollenvereinbarung
  5. Register + Prüfkalender
  6. Hinweise bei veralteten Inhalten
  7. Rückkopplung aus Assistentenfehlern (PREP-017)
  • Owner: verantwortlich für den Inhalt, genehmigt (gemeinsam mit der IT), wer darauf zugreifen und ihn nutzen darf, entscheidet über die Aufbewahrung. Steward: hält den Inhalt aktuell, beantwortet Fragen zur Bedeutung und sichtet Fehlermeldungen. Custodian (IT): ausschließlich technischer Betrieb.
  • Mensch-in-der-Schleife (Human-in-the-Loop): Die Geschäftsleitung verabschiedet das Rollenmodell; Owner geben Inhalte für die KI-Nutzung frei; Stewards entscheiden über Korrekturen. Die KI entwirft und erinnert nur.
  • Optionale KI: Ein LLM schlägt Owner anhand der Site-Aktivität und der Dokumentautoren vor; Copilot/Gemini fasst den Rückstau an Prüfungen zusammen. Menschen bestätigen jede Zuweisung.

Datenaufbereitung

  • Quelle: das Inventar aus PREP-001 und die Excel-Schattensysteme aus PREP-003; SharePoint-/Teams-Sites, Dateiablagen, DMS (z. B. Paperless-ngx, DATEV Dokumentenablage), ERP-Stammdaten.
  • Typische Lücken: verwaiste Sites (Owner ausgeschieden), Sites mit nur einem Owner, gemeinsame Postfächer ohne verantwortliche Person, Excel-Dateien im Besitz einer einzigen Person, keine Definition zentraler Begriffe (PREP-012).
  • Schritte und Aufwand (KMU): Liste der Site-/Gruppen-Owner aus dem M365-Admin-Center oder der Google-Admin-Konsole exportieren (1-2 Std.); auf KI-relevante Quellen filtern (2-4 Std.); Workshop mit den Abteilungsleitungen (halber Tag); Register und Spalte für die Vertretung füllen (1 Tag). Insgesamt etwa 3-5 Personentage für 200 Beschäftigte.

Umsetzungswege

Welcher Weg für wen

  • smb: A - Owner-Richtlinien und Attestierung gibt es in Werkzeugen, die Sie ohnehin bezahlen; ein Register in Excel oder in SharePoint-Listen genügt.
  • enterprise: A - Purview Unified Catalog oder ein vorhandener Katalog; Standardfunktion.
  • developer: C - Open-Source-Kataloge mit Owner-Feldern.
  • public: C - selbst betriebener Katalog oder Katalog in einer souveränen Cloud; vermeidet Beschaffungshürden.

Weg A — Kaufen (Standardsoftware)

  • Microsoft 365: SharePoint Advanced Management bietet Richtlinien zur Site-Verantwortung und, für inaktive Sites, eine Owner-Bestätigung, ob die Site noch gebraucht wird [2]. Entra-Zugriffsüberprüfungen und Microsoft Purview Unified Catalog (Rollen Domain Owner, Data Steward, Data Product Owner) [1]. Google Workspace: Rolle „Manager“ für geteilte Ablagen und Berichte der Admin-Konsole.
  • Leichtgewichtig: Register als SharePoint-Liste oder in Excel, Erinnerungen über Power Automate (für EU-Tenants gilt die EU Data Boundary).
  • Kataloge mit EU-Hosting: Collibra, Atlan und Alation sind im Preisbereich von Großunternehmen angesiedelt; für KMU genügt meist eine Liste.

Weg B — Auf Cloud-KI-Diensten aufbauen

Selten nötig. Wenn Sie automatisieren möchten: n8n oder Power Automate ruft über Microsoft Graph die Site-Owner ab, lässt ein LLM in einer EU-Region (z. B. Azure OpenAI in einer EU-Region, Mistral La Plateforme - in der EU gehostet) den Owner-Vorschlag entwerfen und sendet Aufgaben an die Abteilungsleitung.

Weg C — Selbst betreiben (Open Source)

  • OpenMetadata oder DataHub (Felder für Owner, Steward, Glossar), Nextcloud mit Gruppenordnern und einer verantwortlichen Person je Ordner, n8n für Erinnerungen, Paperless-ngx mit Owner-/Berechtigungsfeldern. Läuft auf einer kleinen VM (HW0/HW1); keine GPU nötig. Betrieb: etwa 0,5 Tage pro Monat.

Weg D — Eigenes Training

Nicht anwendbar.

Stand der Technik (2026)

  • Kataloge bringen inzwischen Owner-/Steward-Konzepte, Glossar, Datenqualität und Ansichten zur KI-Bereitschaft mit (Purview Unified Catalog, DataHub, OpenMetadata). Die SharePoint-Werkzeuge sind ausdrücklich an die Copilot-Bereitschaft gekoppelt: Site-Owner-Prüfungen, Lebenszyklus-Richtlinien und eingeschränkte Auffindbarkeit [2].
  • Grenzen: Werkzeuge setzen nur durch, worauf sich Menschen geeinigt haben. Typische Fehlerbilder: Owner sind benannt, werden aber nie aktiv; Stewards haben kein Zeitbudget; Register verfallen innerhalb weniger Monate. Bezeichnung und Verfügbarkeit der Einschränkungsfunktionen in SharePoint haben sich mehrfach geändert - prüfen Sie die aktuelle Seite auf Microsoft Learn, bevor Sie sich auf eine Funktion verlassen [2].

Gemeinsame Bausteine & Kombinationen

  • Gemeinsames Register mit PREP-001/003 (Inventar), PREP-012 (Glossar in der Hand der Stewards), PREP-013 und PREP-017 (Wissensdatenbank und Prüfzyklen), PREP-023 (die Bereinigung von Überfreigaben braucht einen Owner je Site), PREP-024/025 (Klassifizierung und Rechtsgrundlage entscheidet der Owner mit der/dem Datenschutzbeauftragten).
  • Die technische Zugriffssteuerung bleibt in SEC-020; die Governance von KI-Systemen in SEC-022.
  • Dieselbe Workflow-Engine (Power Automate/n8n) wie bei anderen Back-Office-Automatisierungen.

Aufwand, Kosten & Kennzahlen

  • Weg A: 3-5 Personentage Einrichtung für ein KMU, danach etwa 1-2 Std. pro Owner und Quartal. Lizenzen sind meist bereits vorhanden; laut Microsoft ist SharePoint Advanced Management in einer Microsoft-Copilot-Lizenz enthalten (prüfen Sie Ihre Lizenz).
  • Weg B: zusätzlich 2-3 Tage für einen Workflow mit Graph und LLM.
  • Weg C: 3-6 Tage für Installation und Einführung eines Katalogs.
  • Kennzahlen: Anteil der KI-relevanten Quellen mit benanntem Owner und Steward (Ziel 100 %); Quellen mit einer Prüfung in den letzten 6-12 Monaten; mediane Zeit bis zur Behebung einer gemeldeten falschen Antwort; Anzahl verwaister Sites.

Menschen & Veränderung

Früh einbinden: Geschäftsleitung (Mandat und Zeitbudget), Abteilungsleitungen als Owner, Power-User als Stewards, IT als Custodian, Datenschutzbeauftragte(r) bei Quellen mit personenbezogenen Daten, Personalabteilung für Rollenbeschreibungen und Arbeitsbelastung (GUIDE-008).

Betriebsrat (nur wo einer gewählt ist): hängt vom Einzelfall ab. Die Zuweisung von Owner und Steward sind Rollenpflichten, keine Überwachung. Allerdings können Attestierungsberichte und aktivitätsbasierte Erinnerungen protokollieren, wer wann was geprüft hat; dadurch kann das System objektiv zur Verhaltensüberwachung geeignet sein (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). § 90 Abs. 1 Nr. 3 verlangt eine rechtzeitige Unterrichtung, wenn Arbeitsabläufe mit KI geplant werden; das BAG hält die objektive Eignung für § 87 Abs. 1 Nr. 6 für ausreichend, und § 80 Abs. 3 zählt einen KI-Sachverständigen zu den erforderlichen. Eine kurze Betriebsvereinbarung hilft; öffentliche Stellen binden den Personalrat ein (GUIDE-004).

Datenschutz: für das Register selbst ist in der Regel keine DSFA nötig (Art. 35 DSGVO wird wahrscheinlich bei systematischer Bewertung von Personen, besonderen Kategorien oder neuer Technologie in großem Umfang); Einbindung der/des Datenschutzbeauftragten, wenn Owner über Quellen mit personenbezogenen Daten entscheiden; AVV (Art. 28 DSGVO) mit jedem Anbieter eines gehosteten Katalogs (GUIDE-005, GUIDE-010).

KI-Kompetenz: Nach Art. 4 KI-Verordnung (AI Act) (in der geänderten Fassung, seit dem 27. Juli 2026) müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern (kein garantiertes Niveau); schulen Sie Owner und Stewards kurz dazu, wie Assistenten ihre Inhalte verwenden und wie Fehler sichtbar werden (GUIDE-006).

Kommunikation und Pilot: Wählen Sie eine Abteilung mit einem echten Problem durch einen Assistenten (z. B. Preislisten im Vertrieb), benennen Sie Owner und Steward, führen Sie einen Prüfzyklus durch und rollen Sie dann aus (GUIDE-009). Typische Sorge: „mehr Arbeit ohne zusätzliche Zeit“ - weisen Sie ausdrücklich Stunden zu (z. B. 2 Std. pro Monat) und benennen Sie Vertretungen.

Menschen behalten die Kontrolle: Die KI schlägt vor, Menschen weisen zu und genehmigen.

Risiken, Regulierung & Compliance

  • KI-Verordnung (AI Act): minimales Risiko. Klare Datenverantwortung unterstützt die Erwartungen an die Daten-Governance, die für Hochrisiko-Systeme gelten (Pflichten nach Anhang III gelten gemäß Digital Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, ab dem 2. Dezember 2027), falls Sie jemals ein solches System aufbauen (GUIDE-014).
  • DSGVO: Die Namen von Owner und Steward sind personenbezogene Daten der Beschäftigten - halten Sie das Register intern, minimal und an Funktionsrollen gebunden. Die Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2) lässt sich mit dokumentierter Verantwortung leichter erfüllen.
  • Risiken und Gegenmaßnahmen: Rolle ohne Mandat (Freigabe durch die Geschäftsleitung), Einzelpersonen als Engpass (Vertretung für jede Rolle), Bürokratie (zunächst nur KI-relevante Quellen abdecken), Schatten-KI-Nutzung mit Daten ohne Owner (GUIDE-007).

Erste Schritte

  1. Nehmen Sie die KI-relevanten Quellen aus PREP-001 (beginnen Sie mit den ersten 10) und exportieren Sie die aktuellen Site-/Gruppen-Owner.
  2. Definieren Sie Owner, Steward und Vertretung in einer einseitigen Rollenbeschreibung; lassen Sie sie von der Geschäftsleitung unterzeichnen.
  3. Führen Sie je Abteilung einen zweistündigen Workshop durch, um Namen und ein Prüfintervall (vierteljährlich) festzulegen.
  4. Richten Sie eine SharePoint-Liste oder ein Excel-Register samt automatischer Erinnerung ein; aktivieren Sie die Owner-Bestätigung für inaktive Sites, wenn Sie SharePoint Advanced Management nutzen.
  5. Prüfen Sie nach einem Prüfzyklus die Kennzahlen und erweitern Sie auf die nächsten Quellen.

Quellen

  1. Microsoft Learn - Roles and permissions in Microsoft Purview data governance - https://learn.microsoft.com/purview/data-governance-roles-permissions
  2. Microsoft Learn - Get ready for Copilot with SharePoint Advanced Management - https://learn.microsoft.com/sharepoint/get-ready-copilot-sharepoint-advanced-management
  3. Microsoft Learn - SharePoint Advanced Management overview - https://learn.microsoft.com/sharepoint/advanced-management
  4. OpenMetadata documentation - https://docs.open-metadata.org/
  5. DataHub project - https://datahubproject.io/
  6. Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act) - https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj