Angebotskalkulation und Positionspreise für Handwerk und Großhandel

Handwerks- und Großhandelsbetriebe verbringen pro Angebot Stunden mit einer Aufgabe, die überwiegend aus Nachschlagen und Rechnen besteht: Welche Artikel, welche Menge, welcher Preis für diesen Kunden heute. Die Eingaben sind verstreut auf Aufmaßnotizen, Artikelkataloge, Rabattvereinbarungen, eine tägliche Metallnotierung und alte Angebote. Ein KI-Schritt kann einen Entwurf mit Preisherleitung für jede Position zusammenstellen; ein Sachbearbeiter oder eine Ingenieurin prüft und gibt ihn frei. Das ist Vorschlagssoftware, kein autonomer Preissetzer.

Problem & Nutzen

• Heute: Ein SHK-Betrieb (Sanitär, Heizung, Klima) macht aus Baustellennotizen von Hand 30–100 Angebotspositionen und durchsucht dafür die Datanorm-Kataloge mehrerer Großhändler. Der Innendienst eines Großhändlers berechnet kundenspezifische Preise aus Rabattgruppen, Staffelpreisen, Projektpreisen und einem Metallzuschlag für Kabel. Ein Ingenieurbüro leitet nach der HOAI ein Honorar aus Baukosten, Honorarzone und Leistungsphasen ab.
• KI-Nutzen: schnellere erste Entwürfe, weniger vergessene Positionen (Formstücke, Kleinteile, Entsorgung), weniger veraltete oder falsch eingetippte Preise, einheitliche Margen, und das Know-how der einen erfahrenen Kalkulatorin bzw. des einen erfahrenen Kalkulators wird wiederverwendbar. Die Schattenprozess-Recherche beziffert den manuellen Aufwand in den untersuchten Unternehmen auf etwa 18 Std. (Großhandel: Preis- und Konditionenkalkulation), 10 Std. (SHK-Angebotspositionen) und 8 Std. (HOAI-Honorar).
• Abgrenzung: keine dynamische B2C-Preisgestaltung (siehe OPT-004), keine Einzelfertigungs-Anfragen mit CAD (AGENT-027, PRED-032), keine Mengenermittlung aus Plänen (DOC-030). Dieser Anwendungsfall ist Positions- und Preiszusammenstellung für katalogbasierten Handel und Handwerk.

Varianten

• SHK / Elektrohandwerk: Aufmaßnotizen oder Sprachmemo → Artikelvorschläge aus dem Datanorm-Katalog.
• Großhandel: Preis- und Konditionenkalkulation je Kunde, inkl. Staffel-, Projekt- und Metallzuschlagslogik.
• Ingenieurbüros: HOAI-Honorarvorschlag aus Projektdaten; seit 2021 wird das Honorar frei vereinbart, daher schlägt das Werkzeug eine Spanne vor, keinen “richtigen” Wert.
• Nicht abgedeckt: Preispersonalisierung für Verbraucher, Ausschreibungen mit GAEB-Leistungsverzeichnissen (siehe DOC-015).

So funktioniert es

1. Eingang (Aufmaßnotizen / Sprachmemo / Fotos / Kundenanfrage / Projektdaten)
2. Extraktion von Leistungen, Mengen und Einheiten (LLM, strukturierte Ausgabe)
3. Artikelzuordnung (Embeddings + Stichwortsuche in Datanorm / Lieferantenkatalog; ähnliche frühere Angebote)
4. Preisregeln (Kundenrabattgruppe, Staffel- und Projektpreis, Gültigkeitsdatum)
5. Zuschläge (Metallnotierung x Kupferzahl, Fracht, Mindestmenge)
6. deterministische Berechnung (Regelwerk, nicht LLM) inkl. Margenprüfung
7. Angebotsentwurf mit Preisherleitung und Hinweisen
8. Prüfung und Freigabe durch einen Menschen
9. Übernahme ins ERP / Angebotsdokument

• Rolle des LLM: versteht Notizen, schlägt Positionen und Ersatzartikel vor, erklärt Abweichungen. Alle Berechnungen und Preisabfragen laufen deterministisch im ERP oder in einem Regelwerk; ein LLM darf nie einen Preis erfinden.
• Metallzuschlag: Der Zuschlag ist eine Formel (Kupferzahl in kg/km x (Notierung + Beschaffungskosten - Kupferbasis) / 100, Notierung in EUR je 100 kg, Ergebnis in EUR je km; so in gängigen Herstellerkatalogen, z. B. Lapp). Die tägliche Notierung stammt vom Großhändler oder einem Index; das Modell wählt nur das Kabel und die Parameter aus [3][4].
• HOAI: Die Honorartafeln dienen der Orientierung; ein Vorschlag ergibt sich aus dem Basishonorarsatz und vereinbarten Zuschlägen, die Ingenieurin bzw. der Ingenieur entscheidet [2].
• Mensch-in-der-Schleife (Human-in-the-Loop): Jede Position zeigt ihre Quelle (Katalog, Kundenkondition, früheres Angebot); die Sachbearbeitung übernimmt oder korrigiert. Korrekturen fließen in die Zuordnung zurück.

Datenaufbereitung

Welche Daten: Artikelstammdaten und Preislisten (Datanorm-4/5-Dateien, Lieferantenportale), Kundenkonditionen (Rabattgruppen, Projekt- und Staffelpreise), frühere Angebote und Aufträge mit Endpreisen, tägliche Metallnotierungen, Zuschlagsparameter je Kabel und für Ingenieure HOAI-Honorarzonen, frühere Honorarvereinbarungen und Projektdaten.

Wo sie liegen: im ERP oder in der Handwerkersoftware (z. B. Business Central, SAP Business One, weclapp, proALPHA, Lexware handwerk, Sander & Doll, Plancraft), in Datenportalen der Großhändler, in E-Mail-Anhängen mit Preislisten und in Excel-Tabellen, die die “echten” Rabattregeln enthalten.

Typische Lücken: Kataloge werden als Momentaufnahmen importiert, die Preise sind also nur so aktuell wie die letzte Datei [1]; Artikelbeschreibungen unterscheiden sich je Großhändler; Rabattvereinbarungen stehen in E-Mails oder in den Köpfen; niemand kann die endgültige Preislogik aus dem ERP exportieren; frühere Angebote wurden telefonisch geändert, ohne aktualisiert zu werden.

Aufbereitungsschritte: 1. Den Datanorm-Import automatisieren und in jedem Angebot das Preisdatum vermerken (PREP-005). 2. Kundenkonditionen und Zuschlagsformeln als Regeln dokumentieren (PREP-016). 3. 200–500 frühere Angebote mit Endpreisen als Beispiele exportieren (PREP-020). 4. Ein Testset aus 30–50 echten Anfragen mit dem jeweils richtigen Angebot aufbauen (PREP-018). 5. Artikeldubletten und Einheitenabweichungen (Stück, m, kg) bereinigen.

Werkzeuge: ERP-Export, Datanorm-Importwerkzeug, Tabellenkalkulation für Regeln und Testset.

Grober Aufwandsanteil: etwa 50 Prozent des Projekts. Daten und Regeln aus dem ERP herauszubekommen ist die Haupthürde, nicht das Modell. Siehe GUIDE-003.

Umsetzungswege

Welcher Weg für wen

• KMU — Weg A: Handwerker- und Angebotssoftware hat zunehmend KI-Entwürfe eingebaut, nutzt Ihre eigenen Datanorm-Daten und erspart Integrationsarbeit. Berichtete Beispiele (Aussagen von Anbietern und Blogs, nicht unabhängig getestet) ist ein KI-Modul von Sander & Doll [5]; bei Plancraft sollten Sie beim Anbieter nach den vorhandenen KI-Funktionen fragen.
• Großunternehmen, Entwickler und öffentliche Stellen sind hier nicht die Zielgruppe; große Großhändler nutzen die Preis-Engine ihres ERP und haben ein anderes Problem.

Weg A — Kaufen (empfohlen)

• Handwerker- und Angebotssoftware mit KI-Entwürfen: Plancraft, Sander & Doll sowie ERP-nahe Werkzeuge mit Datanorm- und GAEB-Import (Lexware handwerk, TAIFUN, Craftview). Die KI-Funktionen unterscheiden sich je Anbieter und sollten ausdrücklich erfragt werden [5].
• Prüfen: Datanorm-Version und Umgang mit dem Preisdatum, EU-Hosting und AVV, ob die KI nur aus Ihrem Katalog vorschlägt, nachvollziehbare Preisherleitung, Datenexport.
• A wählen, wenn: Standardprozesse im Handwerk und ein zentrales Softwaresystem.

Weg B — Auf Cloud-KI-Diensten aufbauen

• Muster: LLM mit strukturierter Ausgabe für die Positionsextraktion, Embeddings plus Stichwortsuche über den Katalog, ein deterministischer Preisdienst auf der ERP-Schnittstelle (Business Central, SAP B1, weclapp, proALPHA), n8n oder Power Automate als Workflow.
• B wählen, wenn: Die Preislogik im Großhandel komplex ist (Staffel, Projekt, Zuschlag) und das ERP eine brauchbare Schnittstelle hat.
• Die Preisberechnung bleibt im ERP; das LLM ruft sie nur auf.

Weg C — Selbst betreiben

• Open-Weight-LLM (z. B. aus der Qwen- oder Mistral-Familie, bereitgestellt über vLLM oder Ollama) plus ein offenes Embedding-Modell und OpenSearch oder pgvector. HW2 genügt für ein Modell mit 7–30 Mrd. Parametern, weil das Volumen klein ist. Wählen, wenn Kundenkonditionen das Haus nicht verlassen dürfen.

Weg D — Eigenes Training

Selten sinnvoll. Ein tabellarisches Modell für Margen- oder Gewinnwahrscheinlichkeits-Vorschläge braucht mehrere tausend Angebote mit Ergebnis; die meisten KMU haben sie nicht.

Stand der Technik (2026)

• Heute machbar als Vorschlagsschritt: Positionen aus Notizen entwerfen und Katalogartikeln zuordnen funktioniert in Produkten; berichtete Zeitersparnisse pro Angebot stammen überwiegend von Anbietern und sind nicht unabhängig geprüft [5].
• Schwachstellen: Einheiten- und Mengenfehler, falsche Ersatzartikel, veraltete Preise aus alten Katalogdateien, seltene Sonderpositionen und Fälle mit impliziten kundenspezifischen Regeln.
• Reifegrad: Early Adopter. Der Entwurf von Positionen ist in Handwerkersoftware bereits ein Produkt, die Preislogik im Großhandel mit Staffel, Projekt und Metallzuschlag sowie der HOAI-Honorarvorschlag sind aber meist Individualprojekte.
• Grenze: LLMs sind keine Taschenrechner. Preis, Rabatt und Zuschlag müssen aus deterministischem Code oder dem ERP kommen.

Gemeinsame Bausteine & Kombinationen

• Gleicher Stack (llm-general + embedding-text + vector-db): DOC-014 (Auswertung von Katalogen und PDF-Preislisten), AGENT-027 (Anfrage-zu-Angebot für Einzelfertigung), AGENT-005 (Lieferantenangebote vergleichen).
• Vorgelagert: DOC-015 (Anfragen- und Ausschreibungsanalyse), DOC-030 (Mengenermittlung aus Plänen), PRED-008 (Ausblick auf Metall- und Rohstoffpreise).
• Nachgelagert: DOC-001 (Lieferantenrechnungen gegen die angebotenen Einkaufspreise prüfen), LANG-003 (Anschreiben und Angebotsformulierung), OPT-004 (Leitplanken für die Preisstrategie).
• Derselbe Katalogindex dient dem Angebotsentwurf und der Artikelsuche für den Vertriebsinnendienst.

Aufwand, Kosten & Kennzahlen

• Weg A: Wochen; Abonnement der Handwerkersoftware, Aufpreis für das KI-Modul. Weg B/C: 2–5 Monate inkl. ERP-Integration und Datenbereinigung.
• Kennzahlen: Zeit pro Angebot, Anteil der Positionen, die unverändert übernommen werden, nach der Freigabe gefundene Preisfehlerquote, Angebots-Auftrags-Quote, Marge freigegebener Angebote gegenüber der Untergrenze, Anteil der Angebote mit veraltetem Preisdatum.

Menschen & Veränderung

Früh einbinden: Geschäftsführung (Margenuntergrenze, wer freigeben darf), die Vertriebsleitung oder die Kalkulation als Prozessverantwortliche, die IT für den ERP-Zugang, Datenverantwortliche für Artikel und Kundenkonditionen sowie die/den Datenschutzbeauftragte(n), falls Kundendaten an ein Cloud-Modell gehen.

Betriebsrat: im Regelfall nein; das Werkzeug bepreist Artikel, nicht das Verhalten von Beschäftigten. Werden Protokolle einzelner Sachbearbeiter ausgewertet, kann §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greifen; §90 Abs. 1 Nr. 3 verlangt ohnehin eine rechtzeitige Unterrichtung (GUIDE-004).

Datenschutz: Angebote enthalten geschäftliche Kontaktdaten und bei Einzelunternehmern oder Privatkunden personenbezogene Daten; schließen Sie einen AVV (Art. 28 DSGVO) ab und senden Sie nur die nötigen Felder (GUIDE-005).

KI-Kompetenz: Eine kurze Schulung für Kalkulierende zu typischen Fehlern (Einheiten, Ersatzartikel, alte Preise) erfüllt einen Teil von Art. 4 der KI-Verordnung (GUIDE-006).

Pilot: Beginnen Sie mit einer Produktgruppe oder einem Gewerk, lassen Sie die KI-Entwürfe einige Wochen parallel zum manuellen Angebot laufen und messen Sie die Übernahmequote der Positionen. Zu beachtende Bedenken: Erfahrene Kalkulatoren fürchten den Verlust ihres Know-how-Werts; stellen Sie das Werkzeug als Entwurf dar, der ihre Regeln festhält (GUIDE-008, GUIDE-009).

Risiken, Regulierung & Compliance

• KI-Verordnung (AI Act): minimales Risiko; keine Kategorie nach Anhang III. Die Pflicht zur KI-Kompetenz (Art. 4) gilt.
• Preisfehler: Ein falscher freigegebener Preis bindet das Unternehmen. Vier-Augen-Freigabe, Margenuntergrenze und Anzeige des Preisdatums sind verpflichtende Kontrollen.
• Preisrecht: B2B-Angebote unterliegen nicht den Verbraucherpreisregeln, aber das Wettbewerbsrecht gilt für Preisabsprachen mit Wettbewerbern; speisen Sie keine Preisvereinbarungen mit Wettbewerbern in das Werkzeug ein. Angebote an Verbraucher brauchen Bruttopreise (PAngV).
• HOAI: Seit 2021 sind die Honorartafeln keine verbindlichen Mindest- und Höchstsätze mehr; der frühere Mindestsatz ist ein unverbindlicher “Basishonorarsatz”, der gilt, wenn keine Honorarvereinbarung getroffen wurde (die Vereinbarung braucht nur Textform, z. B. E-Mail, und gilt für Verträge ab 1. Januar 2021). Das Werkzeug darf den Tafelwert nicht als rechtlich vorgeschrieben darstellen [2].
• Metallzuschläge: Die DEL-Kupfernotierung wurde am 14. Februar 2022 ausgesetzt, einen einzelnen Nachfolger gibt es nicht; Großhändler nutzen eigene oder abgeleitete Notierungen (z. B. stellte Wöhner ab 1. März 2022 auf die LME-Notierung mit Korrekturfaktor um). Index und Prozentsatz der Beschaffungskosten sind den Bedingungen des Lieferanten zu entnehmen [3][4].
• Datenschutz: Kundenkonditionen sind Geschäftsgeheimnisse; bevorzugen Sie EU-Hosting und vertragliche Klauseln, die Training mit Ihren Daten ausschließen.
• Gegenmaßnahmen: deterministischer Preisdienst, Quelle je Position sichtbar, Protokoll von Vorschlag und endgültigem Angebot.

Erste Schritte

1. Ausgangslage messen: Angebote pro Monat, Minuten pro Angebot, Fehler- und Nacharbeitsquote.
2. Prüfen, ob die vorhandene Software bereits KI-Entwürfe und automatische Datanorm-Updates bietet.
3. Rabatt-, Staffel-, Projekt- und Zuschlagsregeln für die 20 wichtigsten Kunden oder Artikel aufschreiben.
4. An 30 echten früheren Anfragen testen; den Entwurf mit dem tatsächlich versandten Angebot vergleichen.
5. Nur mit menschlicher Freigabe live gehen; die Übernahmequote der Positionen monatlich prüfen und Regeln korrigieren, nicht Prompts.

Quellen

1. Wikipedia (DE) - Datanorm (file format for article and price catalogues in trade; prices only as current as the imported file) - https://de.wikipedia.org/wiki/Datanorm
2. Goerg - Die neue HOAI (2021): Preisorientierung statt zwingendem Preisrecht - https://www.goerg.de/de/aktuelles/veroeffentlichungen/02-03-2021/die-neue-hoai-2021-trat-am-1-januar-2021-in-kraft-preisorientierung-statt-zwingendem-preisrecht
3. Handwerksblatt - Ohne Kupferpreis-Notierung ist keine Kalkulation moeglich - https://www.handwerksblatt.de/handwerkspolitik/kupferpreis-notierung
4. Woehner - Change of the copper price quotation DEL (DEL suspended 14 Feb 2022; wholesaler switches to LME with correction factor) - https://www.woehner.de/es/novedades/novedades-es/change-of-the-copper-price-quotation-del
5. Skill Sprinters - KI im Handwerk 2026: Fuenf Use Cases vom Angebot bis zur Wartung (vendor-near blog; claims not independently verified) - https://skill-sprinters.de/blog/branchen/ki-im-handwerk-2026-fuenf-use-cases/
6. Handwerk-digitalisieren.de - SHK-Software 2026: Branchensoftware fuer Heizung & Sanitaer - https://www.handwerk-digitalisieren.de/handwerkersoftware-shk/