Agent für eingehende Anfragen und Angebote bei Auftragsfertigern

Lohnfertiger und Auftragshersteller verlieren Tage mit der Beantwortung von Angebotsanfragen: Ein Kalkulator öffnet die E-Mail, studiert Zeichnungen und CAD, beurteilt die Fertigbarkeit, schätzt die Bearbeitungszeit und prüft Material- und Fremdbearbeitungspreise. Ein Agent übernimmt den ersten Durchgang: Er extrahiert Spezifikationen, markiert DFM-Probleme (Design for Manufacturing, fertigungsgerechte Konstruktion), schätzt die Kosten anhand der Geometrie und vergleichbarer früherer Teile und erstellt das Angebot als Entwurf im ERP. Der Kalkulator prüft und gibt frei. Schnellere, einheitlichere Antworten gewinnen mehr Aufträge.

Problem & Nutzen

• Heute: Anfragen kommen als unstrukturierte Mails mit PDF-Zeichnungen, STEP-Dateien und Excel-Stücklisten. Die Angebotserstellung ist Arbeit erfahrener Kalkulatoren und damit ein Engpass: Langsame Antworten kosten Aufträge, und stilles Erfahrungswissen steckt in wenigen Köpfen. Angebote sind oft uneinheitlich, und die tatsächlichen Kosten fließen selten in die Preisbildung zurück.
• Nutzen durch KI: parallele Erstbearbeitung jeder Anfrage, Antwort am selben Tag, systematisches DFM-Feedback, Rückkopplung aus den tatsächlichen Auftragskosten und Kalkulatoren, die sich auf komplexe oder strategische Angebote konzentrieren.
• Belege (Herstellerangaben, ungeprüft): CloudNC nennt 5–9 Minuten je Anfrage mit seinem Quote Agent gegenüber 2–4+ Stunden manuell [1]; DigiFabster wirbt mit einer CAD-gestützten Analyse und rund 99 % Genauigkeit je nach Technologie [2]. Behandeln Sie dies als Marketingzahlen und vergleichen Sie an Ihren eigenen Teilen.

Varianten

• CNC-Lohnfertiger (Fräsen/Drehen): Geometriemerkmale (Bohrungen, Taschen, Gewinde), Aufspannungen, Werkzeugzeit.
• Blech / Laser / Biegen: Abwicklung, Verschachtelung (Nesting), Anzahl der Biegungen; überwiegend 2D-getrieben.
• Guss, Schmieden, Spritzguss: Werkzeugkosten plus Stückpreis; lange Lieferzeiten.
• Additive Fertigung und Prototypen-Dienste: Sofortangebot im Marktplatzstil auf einem Webportal (ähnlich Xometry) [3].
• Baugruppen- / Stücklistenangebote: Anfragen mit mehreren Teilen, Zukaufteilen und Preisanfragen bei Lieferanten.
• Einzelfertigung nach Kundenkonstruktion (Engineer-to-Order): geringe Automatisierung; der Agent strukturiert nur die Anfrage und findet ähnliche frühere Aufträge.

So funktioniert es

1. RFQ-Posteingang (E-Mail/Portal)
2. klassifizieren & extrahieren (Kunde, Menge, Liefertermin, Werkstoff, Normen, Anhänge)
3. Zeichnung auswerten (VLM/OCR: Toleranzen, Oberflächengüte, GD&T, Hinweise) + CAD (STEP
4. Features, Volumen, Hüllquader)
5. DFM-Prüfung (Regeln + LLM: dünne Wände, tiefe Taschen, nicht fertigbare Toleranzen)
6. Suche ähnlicher Teile aus früheren Aufträgen (Geometrie- + Text-Embeddings)
7. Kostenmodell (Zykluszeit, Rüstvorgänge, Material, Werkzeuge, Fremdbearbeitung, Marge)
8. Rückfragen an den Kunden bei fehlenden Daten (Entwurf)
9. Angebotsentwurf + Lieferzeit im ERP (Kapazität und Materialverfügbarkeit)
10. Freigabe durch Kalkulator
11. Versand
12. nach dem Auftrag: Ist- gegenüber Plankosten zurückschreiben für das Nachtrainieren

• Spezifikationsextraktion: Ein Vision-Language-Modell liest Zeichnungen; der CAD-Kernel (nicht das LLM) berechnet die Geometriefakten. Zahlen aus der Geometrie bleiben deterministisch.
• Kostenschätzung: Gradient-Boosting- oder Regressionsmodelle auf Merkmalen und früheren tatsächlichen Zeiten, kombiniert mit regelbasierter Maschinen- und Arbeitsplanlogik; ausgegeben wird ein Bereich, kein Einzelwert (siehe PRED-032).
• Agentenschicht: Ein Orchestrator ruft Werkzeuge auf (CAD-Parser, Kostenmodell, ERP-Abfrage, Bestandsprüfung, Lieferanten- anfrage) und schreibt den Angebotsentwurf. Er versendet nie ein Angebot und bindet keine Kapazität ohne Freigabe.
• Mensch-in-der-Schleife (Human-in-the-Loop): Zunächst gibt der Kalkulator jedes Angebot frei; später erfolgt die automatische Freigabe nur für Wiederholteile unterhalb einer Wertgrenze bei hoher Modellsicherheit.

Datenaufbereitung

Benötigte Daten: eingehende Anfrage-Mails und Anhänge (PDF-Zeichnungen, STEP/CAD, Spezifikationsblätter), frühere Angebote und ihre Ergebnisse, Arbeitspläne, Maschinenstundensätze, Materialpreise, Lieferantenangebote und Lieferzeiten. In einem KMU liegt das im ERP, in Outlook-Postfächern, auf Dateiablagen mit gewachsenen Ordnerstrukturen, in Excel-Kalkulationsblättern und teils auf Papier. Typische Lücken: Zeichnungen als Scans oder uneinheitliche PDFs, frühere Angebote ohne Verknüpfung zu tatsächlichen Kosten und Ergebnis, Kostensätze, die nur in der Tabelle eines einzelnen Mitarbeiters existieren, doppelte Teilenummern und fehlende Material- oder Toleranzfelder.

Konkrete Schritte: Angebote, Aufträge und Ist-Zeiten aus dem ERP exportieren ([PREP-005]), die Kalkulationstabellen in saubere Tabellen überführen ([PREP-011]), alte Zeichnungen digitalisieren ([PREP-006]), Teile mit Material, Verfahren und Komplexität kennzeichnen ([PREP-010]), Gewonnen/Verloren- und Ist-Kosten-Labels aus abgeschlossenen Aufträgen gewinnen ([PREP-020]) und gute Beispielangebote sammeln ([PREP-016]). Die Dokumentextraktion wird in [DOC-014] behandelt. Werkzeuge: Paperless-ngx oder das DMS, OCR/Parser, n8n für Exporte, eine einfache Datenbank.

Grober Aufwandsanteil: 40 bis 50 Prozent. Beginnen Sie mit 20 bis 50 gut dokumentierten früheren Angeboten statt mit dem gesamten Archiv.

Umsetzungswege

Welcher Weg für wen

• KMU: B. Das Angebot muss eigene Kostensätze, Maschinendaten, Arbeitspläne und das ERP verwenden, und nur wenige Produkte passen zu einer bestimmten Fertigung; der Aufbau auf Cloud-KI-Diensten in einer EU-Region auf Basis des vorhandenen ERP und Mailsystems ist realistischer als ein Standardprodukt. Kaufen (A) nur, wenn Ihre Teile in das Sofortangebotsmodell eines Anbieters passen.
• Unternehmen: B. Die Angebotserstellung ist ein zentraler Wettbewerbsprozess, der an ERP/PLM gebunden ist; eigene Orchestrierung und Kostenmodelle vermeiden Herstellerabhängigkeit.
• Entwickler: C. Open-Weight-Dokument- und Bildmodelle mit einem Open-Source-Workflow-Stack (z. B. n8n) können im eigenen Netz der Fertigung laufen, wenn Zeichnungen Betriebsgeheimnisse sind.

Weg A — Kaufen (Standardsoftware)

• KI-Angebotserstellung für Zerspanungsbetriebe: CloudNC Quote Agent (UK; Anfragepostfach, DFM, Angebotserstellung; Markteinführungsphase 2026) [1].
• Sofortangebots- / MES-ERP-Suiten: DigiFabster (CAD-basierte Sofortangebote, CRM-/Buchhaltungsanbindung) [2]; die Angebotsmaschine von Xometry ist API-first und bedient hauptsächlich den eigenen Marktplatz [3]; aPriori (Management digitaler Fertigungskosten, Enterprise-Klasse) [4]; außerdem Paperless Parts und Kalkulationsmodule auf Basis von Hexagon/Siemens.
• EU-/DACH-ERP/MES mit Angebotsmodulen: ams.Solution, Proalpha, abas, Odoo (EU) sowie auf CAD-Viewern basierende Werkzeuge. Prüfen Sie EU-Hosting, ERP-Konnektor und den Umgang mit vertraulichen Kundenzeichnungen.
• A wählen, wenn: die Prozesse Standard sind (CNC, Blech) und ein Anbieter Ihr ERP unterstützt.

Weg B — Auf Cloud-KI-Diensten aufbauen

• Modelle: multimodale Frontier-LLMs mit strukturierten Ausgaben für die Extraktion aus Zeichnungen und E-Mails (Claude, Gemini, GPT, Mistral in EU-Regionen); ein Reasoning-Modell für die DFM-Prüfung.
• CAD: Open CASCADE (pythonOCC / build123d / CadQuery), um STEP zu lesen und Merkmale zu berechnen; kommerzielle Kernel (CAD Exchanger, Datakit, Spatial) bei Bedarf.
• Orchestrierung: n8n oder ein eigener Agentendienst; ERP-Integration über API (SAP, Odoo, Microsoft Dynamics, Proalpha); Kostenmodell in scikit-learn/LightGBM, trainiert auf Ihrer Auftragshistorie.
• B wählen, wenn: Sie ungewöhnliche Prozesse haben oder Ihre eigene Kostenlogik als Wettbewerbsvorteil nutzen wollen.

Weg C — Selbst betreiben (Open Source)

• Modelle: offene VLMs für Zeichnungen (Qwen-VL-Familie), Docling/PaddleOCR für PDFs, ein Open-Weight-LLM (Familien Qwen, Llama, Mistral), betrieben mit vLLM; pgvector für die Suche nach ähnlichen Teilen.
• Stack: Open CASCADE + FreeCAD-Bibliotheken für Geometrie, LightGBM/XGBoost für Kosten, n8n oder Camunda.
• Hardware: HW3 für ein Modell mit ca. 30–70 Mrd. Parametern und ein VLM; für eine kleine Pipeline genügt HW2.
• C wählen, wenn: Zeichnungen der Exportkontrolle unterliegen, rüstungsbezogen oder streng vertraulich sind.

Weg D — Eigenes Training

Eigene Regressoren für Taktzeit und Kosten auf über 1.000 früheren Aufträgen mit Ist-Zeiten trainieren; einen Zeichnungsleser nur für ungewöhnliche Zeichnungskonventionen feintunen. Geometrisches Deep Learning (Merkmalserkennung, 3D-Embeddings) zahlt sich bei hohen Volumina oder vielen Teilefamilien aus.

Stand der Technik (2026)

• VLMs lesen die meisten mechanischen Zeichnungen (Schriftfeld, Toleranzen, Hinweise) inzwischen ordentlich, doch die Zuordnung von Maßen zu Merkmalen, GD&T und dichte Mehrfachansichten bleiben fehleranfällig; eine Prüfung ist nötig.
• Geometriebasierte Merkmalserkennung (Bohrungen, Taschen, Gewinde) ist in kommerziellen CAM-/Angebotswerkzeugen ausgereift; KI ergänzt eine werkzeugwegbasierte Zeitschätzung (CAM-in-the-Loop) wie bei CloudNC [1].
• Marktplätze (Xometry u. a.) haben Sofortangebote in großem Maßstab für Standardprozesse gezeigt [3]; der Wandel 2026 besteht darin, dies per Agenten in die eigenen Anfragepostfächer einzelner Fertiger zu bringen.
• Grenzen: Einzelteile, komplexe Teile oder Teile mit engen Toleranzen haben große Schätzfehler; Kosten hängen von fertigungsspezifischen Maschinen, Spannmitteln und Werkzeugen ab, die Modelle nicht sehen; Preise driften (Material, Energie). Historische Daten tragen alte Ineffizienzen und Gewinner-Verzerrung in sich (Ist-Werte kennt man nur für gewonnene Aufträge).

Gemeinsame Bausteine & Kombinationen

• Gleicher Stack: PRED-032 (Kostenmodelle aus CAD), DOC-013 (Zeichnungsverständnis), KNOW-020 (Suche nach ähnlichen Teilen), DOC-015 (Ausschreibungs-/Anfrageanalyse), SCI-024 (CAD-Copilot).
• Vor- und nachgelagert: AGENT-001 (Postfach-Triage) liefert Anfragen; nach dem Auftrag AGENT-004 (Auftragserfassung); Lieferantenpreise für Zukaufteile über AGENT-005; OPT-009 (Prozessoptimierung) optimiert den Arbeitsplan.
• Ein VLM-/LLM-Server auf HW3 und der ERP-Konnektor können von diesen gemeinsam genutzt werden.

Aufwand, Kosten & Kennzahlen

• Weg A: Wochen bis 3 Monate einschließlich Stammdaten (Maschinensätze, Materialien); SaaS-Abonnement, von Anbietern/Aggregatoren berichteter Richtbereich von niedrigen Tausend bis zu zehntausenden USD/Jahr [2].
• Weg B: 4–9 Monate bis zur Produktionsqualität; Hauptkosten sind die Integration und die Bereinigung historischer Daten.
• Weg C/D: zusätzlich GPU-Hardware und ML-Engineering; die Kalibrierung der Kostenmodelle ist laufend nötig.
• Kennzahlen: Reaktionszeit auf Anfragen, Anteil der bearbeiteten Anfragen, Trefferquote der Angebote (Gewinnquote), Kalkulatorstunden je Angebot, Fehler Schätzung vs. Ist-Kosten (MAPE), erzielte Marge, Anzahl der vor dem Auftrag erkannten DFM-Probleme.

Menschen & Veränderung

Beziehen Sie die Geschäftsleitung für Ziele und Preisbefugnis ein, die Vertriebs-/Kalkulationsleitung als Prozessverantwortliche und die Kalkulatoren, die die echten Kostentreiber kennen: Sie liefern Muster-Angebote als Maßstab und geben später jedes Angebot frei. IT und die Datenverantwortlichen von ERP und Zeichnungsarchiv werden für Exporte und Zugriff gebraucht. Kunden und Lieferanten sind indirekt betroffen: Ihre Zeichnungen sind vertraulich, prüfen Sie daher NDAs und informieren Sie sie, wie Dateien verarbeitet werden (GUIDE-010).

Betriebsrat: kommt darauf an. Wenn es einen Betriebsrat gibt, geht es bei dem Werkzeug meist nicht um Mitarbeiterüberwachung; protokolliert es jedoch, welcher Kalkulator welches Angebot geändert oder freigegeben hat, ist es zur Verhaltensüberwachung geeignet und § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift (BAG: objektive Eignung genügt). Informieren Sie ihn dennoch nach § 90 Abs. 1 Nr. 3, da sich Arbeitsabläufe ändern (GUIDE-004). Personenbezogene Daten sind überwiegend geschäftliche Kontaktdaten; die bzw. der Datenschutzbeauftragte sollte den AVV für jede Cloud-API bestätigen (GUIDE-005).

Führen Sie einen Pilot mit einer Produktgruppe und zwei oder drei Kalkulatoren über vier bis acht Wochen durch (GUIDE-009). Typische Sorge: „Die Maschine ersetzt mein Urteil“; begegnen Sie ihr, indem der Kalkulator weiterhin Preis und Liefertermin freigibt. KI-Kompetenz: Fördern Sie die Fähigkeiten der Beschäftigten mit einer kurzen Schulung zur Prüfung extrahierter Werte (GUIDE-006, GUIDE-008).

Risiken, Regulierung & Compliance

• KI-Verordnung (AI Act): minimales Risiko; keine Anwendung nach Anhang III. Die KI-Kompetenz nach Art. 4 gilt. Wenn Antworten auf Anfragen von einem chatbotähnlichen System direkt an Personen gesendet werden, beachten Sie die Transparenz nach Art. 50 [5].
• DSGVO: überwiegend B2B-Daten; Ansprechpersonen in Mails sind personenbezogene Daten, daher einen AVV mit dem Anbieter nutzen und, wo möglich, EU-Hosting.
• Vertraulichkeit/geistiges Eigentum: Kundenzeichnungen sind Betriebsgeheimnisse; NDAs können verbieten, sie an Clouds Dritter zu senden oder zum Training zu verwenden; prüfen Sie den Exportkontroll-Status (Dual-Use) der Teile.
• Geschäftsrisiko: Ein falsches Angebot kann das Unternehmen binden; Freigabeschranken und Gültigkeitsklauseln beibehalten.
• Gegenmaßnahmen: Schätzbereiche, menschliche Freigabe, deterministische Geometrieberechnungen, Prüfpfad für Eingaben und Annahmen, Filter gegen Prompt-Injection bei eingehenden Anhängen.

Erste Schritte

1. 200–500 gewonnene und verlorene Angebote mit tatsächlichen Auftragskosten exportieren; die Datenqualität je Teilefamilie prüfen.
2. Eine Prozessfamilie wählen (z. B. Drehteile) und die erforderlichen Angebotsfelder und DFM-Regeln auflisten.
3. Ein Produkt (Weg A) oder einen Eigenbau im Schattenbetrieb pilotieren: Der Agent erstellt Entwürfe, der Kalkulator kalkuliert wie gewohnt; vergleichen.
4. Fehler und Trefferquote messen; die automatische Freigabe für Wiederholteile erst bei stabiler Genauigkeit ergänzen.
5. Ist-Kosten ins ERP zurückschreiben und vierteljährlich nachtrainieren.

Quellen

1. CloudNC — Quote Agent — https://www.cloudnc.com/quote-agent
2. DigiFabster — instant quoting solution — https://digifabster.com/products/instant-quoting-solution/
3. Xometry — Instant Quoting Engine — https://www.xometry.com/
4. aPriori — manufacturing cost management — https://www.apriori.com/
5. Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act) — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
6. CloudNC — why quoting is the bottleneck in manufacturing — https://www.cloudnc.com/blog/why-quoting-is-the-bottleneck-in-manufacturing
7. Open CASCADE Technology — https://dev.opencascade.org/