Agent für Auftragskalkulation & Rechnungserstellung

Bevor eine Rechnung geschrieben werden kann, muss jemand herausfinden, was tatsächlich geleistet wurde: Stunden aus Stundenzetteln, Material aus Lieferscheinen, Zusatzarbeiten aus einem Telefonat, Maße von der Baustelle. In vielen mittelständischen Betrieben dauert dieses Sammeln und Gegenprüfen länger als das Schreiben der Rechnung, und was übersehen wird, ist entgangener Umsatz. Ein Agent sammelt die Belege je Auftrag oder Kunde, gleicht sie mit Auftrag und Preisvereinbarung ab, markiert Lücken und erstellt den Entwurf einer prüfbaren Rechnung. Eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter prüft und gibt sie frei. Die Technik ist heute machbar; schwierig sind die verstreuten, unstrukturierten Quelldaten.

Problem & Nutzen

• Heute: In einem SHK-Handwerksbetrieb braucht die Schlussrechnung die Stundenzettel mehrerer Monteure, das Material aus den Lieferscheinen des Großhändlers, vor Ort vereinbarte Nachträge und frühere Abschlagsrechnungen – verteilt auf Papier, WhatsApp, das ERP und das Gedächtnis des Bauleiters. In einer Steuerkanzlei brauchen Honorarrechnungen die je Mandant erfassten Leistungen und die richtigen StBVV-Positionen. In einem Hotel sammelt die Check-out-Rechnung die Folio-Buchungen; hier erledigt das PMS schon den größten Teil, der Nutzen ist gering.
• KI-Nutzen: weniger vergessene Positionen (nicht abgerechnete Zusatzleistungen, Material, Stunden), ein schnellerer Rechnungsdurchlauf (und damit frühere Zahlung), prüfbare Rechnungen, die Einwänden standhalten, weniger Nacharbeit und weniger Streitfälle. Nebenbei liefert der Agent eine laufende Auftragskostensicht (Plan vs. Ist).
• Lücke laut Recherche: AGENT-030 deckt die Zeiterfassung nur für Dienstleistungsunternehmen ab; AUTO-015 erzeugt Dokumente aus Vorlagen, hat aber keine Auftrags- oder Gebührenlogik. Der in der Recherche geschätzte Aufwand ist je Betrieb überschaubar (etwa 4 Std. je Periode für Honorarrechnungen in der Steuerkanzlei, 7 Std. je Schlussrechnung im SHK-Handwerk). Der Nutzen liegt daher im Volumen und im zurückgewonnenen Umsatz, nicht in einem einzelnen großen Schritt.
• Evidenzgrad: Uns ist kein unabhängiger Benchmark für Zeiteinsparungen bekannt; die Spanne der Einsparung im Kopfbereich ist eine Schätzung. Messen Sie sie in einem Pilotprojekt.

Varianten

• Handwerk und Bau (SHK, Elektro, Bau): Schluss- oder Teilrechnung aus Auftrag, Aufmaß, Stundenzetteln und Lieferscheinen; Abrechnung nach VOB/B mit prüfbarer Abrechnung und, für öffentliche Auftraggeber, GAEB-Datenaustausch (X31 Mengen, X86 Zuschlag, X89 Rechnung) [2][4].
• Steuerkanzlei: Honorarrechnung aus erfassten Leistungen, mit den richtigen StBVV-Positionen, Gegenstandswert und Zeitgebühren. Die Berechnung muss Gebührenbeträge, kurze Leistungsbezeichnungen, die angewandten Vorschriften und den Gegenstandswert ausweisen [1].
• Gastgewerbe: Zusammenstellen von Folio-Buchungen, Extras und Übernachtungssteuer beim Check-out. Wird normalerweise im PMS gelöst; der Agent bringt nur bei Gruppenbuchungen oder Ausnahmefällen Nutzen.
• Logistik: Abrechnungspositionen je Kunde aus Tourdaten und Lieferscheinen sammeln (siehe DOC-006).
• Ingenieurbüros: phasenbasierte Honorare (HOAI); gleiches Muster, die Phasenlogik wird als Regeln hinterlegt.

So funktioniert es

1. Quellen (Stundenzettel, Lieferscheine, Materialentnahmen, Aufmaß, Nachträge, Leistungsnachweise, E-Mail)
2. Erfassung & Extraktion (OCR/VLM für Papier und Fotos, Konnektoren für ERP/Zeiterfassung)
3. Zuordnung zu Auftrag/Kunde/Vertrag (Auftragsnummer, Adresse, Projektbezug; Konfidenzwert)
4. Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung (Stunden vs. Plan, Material vs. Leistungsverzeichnis, nicht freigegebene Nachträge)
5. Preisbildung gemäß Vertrag (Einheitspreise, Stundensätze, Gebührenordnung, Rabatte, abzuziehende Abschlagsrechnungen)
6. Rechnungsentwurf (Positionen in Vertragsreihenfolge, Belege angehängt, XRechnung/ZUGFeRD/GAEB X89)
7. Prüfung und Freigabe durch den Menschen (offene Punkte zuerst)
8. Buchung im ERP/in der Buchhaltung + GoBD-konforme Archivierung + Versand

• Zuordnung und Extraktion: der KI-Teil. Ein VLM liest handschriftliche Stundenzettel und Lieferscheine; ein LLM ordnet Freitexteinträge den Vertragspositionen und dem Auftrag zu. Unbekannte Positionen landen in einer Liste „nicht zugeordnet“, statt geraten zu werden.
• Preis- und Gebührenlogik: deterministischer Code, nicht das LLM. Einheitspreise, Stundensätze, Umsatzsteuer, Fälle der Steuerschuldumkehr und die Gebührenordnung (StBVV-Tabellen) müssen reproduzierbar sein. Das LLM schlägt vor, welche Position gilt; Regeln rechnen.
• Mensch-in-der-Schleife: Die Sachbearbeiterin bzw. der Sachbearbeiter oder der Bauleiter gibt jede Rechnung frei. Nachträge ohne Kundenfreigabe werden als offene Punkte angezeigt und nie stillschweigend abgerechnet.

Datenaufbereitung

Welche Daten: offene Aufträge und Verträge mit Einheitspreisen, Zeit- und Leistungsnachweise, Lieferscheine und Materialentnahmen, Nachträge und Kundenfreigaben, Aufmaß, frühere Teilrechnungen sowie Kunden- und Auftragsstammdaten.

Wo sie liegen: ERP- oder Handwerkersoftware (z. B. weclapp, Business Central, Lexware, spezialisierte Handwerkersoftware), Zeiterfassungs-Apps, das Portal des Großhändlers, E-Mail und WhatsApp, Lieferscheine auf Papier im Transporter und bei Steuerkanzleien das DATEV-Kanzleisystem.

Typische Lücken: Stundenzettel, die Tage später oder ohne Auftragsnummer ausgefüllt werden, Lieferscheine ohne Auftragsbezug, mündliche Nachträge ohne schriftliche Bestätigung, veraltete Preislisten und mehrere Systeme ohne gemeinsamen Auftragsschlüssel. Deshalb ist der Aufwand für die Datenaufbereitung hoch: Der Agent ist nur so gut wie der Auftragsschlüssel, der alle Quellen verbindet.

Aufbereitungsschritte: 1. Eine Auftrags- oder Projektnummer einführen, die jede Zeitbuchung, jeder Lieferschein und jede Entnahme tragen muss (PREP-005). 2. Wiederkehrende Papierabläufe (Stundenzettel, Lieferscheine) digitalisieren und den Foto-Upload von der Baustelle vereinbaren (PREP-006). 3. Abrechnungsregeln und Gebührenlogik aufschreiben (PREP-016) und frühere gute Rechnungen als Beispiele sammeln (PREP-020). 4. Ein Testset aus 30–50 abgeschlossenen Aufträgen mit der tatsächlich versandten Rechnung aufbauen (PREP-018). 5. Den Zugriff auf Personalzeitdaten beschränken (PREP-023).

Werkzeuge: ERP-Exporte, Tabellenkalkulation für Regeln und Testset, Scanner-/Handy-Upload. Siehe GUIDE-003 für den Reifegrad-Check.

Umsetzungswege

Welcher Weg für wen

• KMU — Weg A: Die meisten Handwerksbetriebe und Kanzleien nutzen bereits eine Branchensoftware (Handwerker-ERP, DATEV, Kanzleisoftware), und eine Erweiterung oder ein eingebauter Assistent ist günstiger als ein Eigenbau. Es gibt Anbieter mit Hosting in der EU.
• Großunternehmen — Weg B: Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Standorten, eigenem ERP, Vertragslogik und Freigaberegeln brauchen eine Orchestrierung rund um ihre Systeme.
• Entwickler — Weg C: Open-Source-Parser (GAEB, E-Rechnung) plus ein lokales LLM ergeben einen maßgeschneiderten Prototyp für Softwarehersteller und Beratungen.

Weg A — Kaufen (für KMU empfohlen)

• Branchensoftware mit Auftragskalkulation: Handwerker-ERP und AVA-Software (z. B. mit GAEB-Import/-Export und Aufmaß-zu-Rechnung), weclapp, Business Central mit Projektmodul, Lexware Office für kleine Mengen. In Steuerkanzleien: die DATEV-Kanzleilösung und Module zur Honorarabrechnung mit Zeit- und Leistungserfassung.
• KI-Erweiterungen: Assistenten für die Lieferscheinerfassung und die Rechnungserstellung entstehen derzeit in diesen Suiten. Prüfen Sie die Roadmap Ihres Produkts, bevor Sie ein separates Werkzeug kaufen. Seien Sie skeptisch bei Versprechen zu „autonomer Abrechnung“; fragen Sie nach einem Referenzkunden aus Ihrem Gewerk.
• A wählen, wenn: Ihre Branchensoftware bereits Aufträge, Preise und Zeitbuchungen enthält und eine KI- oder API-Erweiterung anbietet. Prüfen Sie EU-Hosting, GoBD-Archiv, XRechnung-/ZUGFeRD-Ausgabe und GAEB-Unterstützung.

Weg B — Auf Cloud-KI-Diensten aufbauen

• Quellen: ERP-/REST-APIs, Microsoft Graph für E-Mail, Zeiterfassungs-APIs. Modelle: Endpunkte in EU-Regionen oder EU-Anbieter für Extraktion und Zuordnung, mit strukturierter JSON-Ausgabe.
• Orchestrierung: n8n oder Power Automate (AGENT-002) oder ein kleiner eigener Dienst; deterministische Preisbildung im Code; E-Rechnungs-Erzeugung mit offenen Bibliotheken (z. B. Mustang für ZUGFeRD/XRechnung, KoSIT-Validator).
• B wählen, wenn: Sie eigene Vertragslogik oder die Anbindung an ein nicht standardisiertes ERP brauchen.

Weg C — Selbst betreiben (Open Source)

• Parsing: pyGAEB (MIT) liest, validiert und konvertiert GAEB-DA-XML einschließlich X31 und X80–X89 und bietet optionale LLM-Klassifikation [4]; Docling oder PaddleOCR für Lieferscheine; ein lokales VLM/LLM (z. B. Qwen-Familie) über vLLM oder Ollama.
• Hardware: HW2 reicht aus; die Mengen sind gering und werden gebündelt verarbeitet.
• C wählen, wenn: Personaldaten oder Kundenvertragsdaten im Haus bleiben müssen oder Sie ein Produkt für mehrere Betriebe bauen.

Weg D — Eigenes Training

Selten nötig. Das Feintunen eines kleinen Modells auf die eigenen Lieferscheine und die Buchungshistorie des Betriebs kann bei ungewöhnlicher Handschrift oder Abkürzungen helfen. Erfordert einige hundert annotierte Beispiele.

Stand der Technik (2026)

• Was funktioniert: Dokumentenextraktion aus Lieferscheinen und Stundenzetteln (VLM), Zuordnung von Freitext zu Vertragspositionen, Vollständigkeitsprüfungen gegen das Leistungsverzeichnis und das Formulieren von Rechnungstexten. Das sind dieselben Bausteine wie in DOC-001 und AGENT-004.
• Was noch unausgereift ist: durchgängige Agenten, die ERP, Zeiterfassung, E-Mail und Baustellenfotos ohne sauberen Auftragsschlüssel verbinden. Die meiste Produktivnutzung ist ein halbautomatischer Assistent in einer Branchensoftware, kein frei agierender Agent – daher die Reife early-adopter.
• E-Rechnung: Die Ausstellung strukturierter E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich wird ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz 2026 über 800.000 EUR und ab 1. Januar 2028 für alle Pflicht; der Empfang ist seit 2025 Pflicht [3]. Die Ausgabe des Agenten muss deshalb XRechnung oder ZUGFeRD sein, nicht nur ein PDF.
• Grenzen: LLMs ordnen Positionen mit ähnlichen Namen falsch zu, können von mündlichen Absprachen nichts wissen und dürfen keine Preise berechnen. Gebührenordnungen und Steuerregeln sind Code. Handschrift und Fotoqualität bleiben Fehlerquellen.

Gemeinsame Bausteine & Kombinationen

• Gleicher Stack (ocr-docparse + vlm + llm-general): DOC-001 Rechnungsverarbeitung, DOC-006 Logistikdokumente, DOC-008 Poststelle, DOC-003 Formulare. Ein VLM-Server bedient alle.
• Vorgelagert: AGENT-030 liefert erfasste Zeiten und Beschreibungen für Dienstleistungsunternehmen; AGENT-004 macht aus Aufträgen ERP-Aufträge mit dem Auftragsschlüssel, den dieser Agent braucht.
• Nachgelagert: AGENT-023 übernimmt Forderungsmanagement, Mahnwesen und Abzüge, nachdem die Rechnung raus ist; AGENT-006 stimmt ab; PRED-016 nutzt offene Forderungen für Liquiditätsprognosen; AGENT-018 überwacht die Kontrollen in der Abrechnung.
• Größte kombinierte Wirkung: Der größte Hebel ist die Kette Auftrag (AGENT-004) → Erfassung von Zeit und Material → dieser Agent → Forderungsmanagement (AGENT-023). Jeder Schritt spart für sich Stunden; zusammen verkürzen sie die Zeit von der erbrachten Leistung bis zum Zahlungseingang und verringern vergessene abrechenbare Positionen. Beginnen Sie dort, wo der Auftragsschlüssel am saubersten ist.
• Workflow-Engine gemeinsam mit AGENT-002.

Aufwand, Kosten & Kennzahlen

• Weg A: Wochen bis wenige Monate, überwiegend Prozessbereinigung; Preise für Erweiterungen pro Nutzer oder pro Rechnung.
• Weg B: 2–4 Monate inkl. ERP-Integration und Testset. Weg C: 3–5 Monate plus Betrieb.
• Kennzahlen: Tage von der Fertigstellung bis zur versandten Rechnung, Anteil der ohne Korrektur freigegebenen Rechnungen, pro Monat gefundene nicht abgerechnete Positionen (zurückgewonnener Umsatz), Rechnungsstreitigkeiten oder Einwände, Minuten Vorbereitung je Rechnung, DSO.

Menschen & Veränderung

Früh einbinden: Geschäftsführung (Abrechnungsrichtlinie), die Büroleitung oder die Leitung der Buchhaltung als Prozessverantwortliche, Bauleiter oder Monteure, die die Quelldaten liefern, die IT und die Datenverantwortlichen für ERP und Zeiterfassung. Die/der Datenschutzbeauftragte kommt hinzu, weil Zeitdaten Beschäftigtendaten sind (GUIDE-005).

Betriebsrat: abhängig vom Einzelfall. Liest der Agent einzelne Stundenzettel oder GPS-Baustellenzeiten, kann das System zur Leistungsüberwachung von Beschäftigten geeignet sein, sodass die Mitbestimmung nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greifen kann; §90 Abs. 1 Nr. 3 verlangt die rechtzeitige Unterrichtung über KI-gestützte Arbeitsprozesse. Nutzen Sie die Daten je Auftrag, nicht je Person, und halten Sie das in einer kurzen Betriebsvereinbarung fest (GUIDE-004). Viele kleine Handwerksbetriebe haben keinen Betriebsrat, die Datenschutzpflichten gelten aber genauso.

KI-Kompetenz: Art. 4 der KI-Verordnung (AI Act) verlangt Maßnahmen; eine kurze Schulung für Sachbearbeitende zu typischen Fehlzuordnungen genügt (GUIDE-006).

Akzeptanz: Die eigentliche Veränderung findet auf der Baustelle statt: Bauleiter müssen Zeiten erfassen und Lieferscheine mit der Auftragsnummer fotografieren. Stellen Sie den Agenten als Ende der „Suche nach fehlenden Zetteln“ dar, nicht als Kontrolle (GUIDE-008). Pilotieren Sie mit einem Gewerk oder Team und 10–20 abgeschlossenen Aufträgen, die parallel mitlaufen (GUIDE-009).

Menschen behalten die Kontrolle: Die Freigabe jeder Rechnung, die Genehmigung jedes Nachtrags und jede Preisabweichung bleiben bei Menschen.

Risiken, Regulierung & Compliance

• KI-Verordnung (AI Act): minimales Risiko; keine Kategorie nach Anhang III für Abrechnung. Vorsicht: Verwenden Sie die Daten nicht, um einzelne Beschäftigte zu bewerten oder zu vergleichen; das könnte den Einsatz in Richtung der Kategorie Beschäftigung rücken. Die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 gilt.
• DSGVO: Stundenzettel und GPS-Baustellenzeiten sind personenbezogene Beschäftigtendaten (Rechtsgrundlage Art. 88 DSGVO / §26 BDSG und Betriebsvereinbarung; die Reichweite von §26 BDSG ist nach EuGH C-34/21 teils umstritten, mit dem DSB klären); Kundendaten auf Rechnungen sind bei Privatkunden und Einzelunternehmern personenbezogene Daten. AVV (Art. 28 DSGVO) mit jedem Auftragsverarbeiter, Datenminimierung, Hosting in der EU bevorzugt.
• Steuern und Buchführung: Pflichtangaben nach §14 UStG, GoBD (nachvollziehbare Verarbeitung, unveränderbares Archiv, Verfahrensdokumentation), Aufbewahrungsfristen; Pflichten zur strukturierten E-Rechnung ab 2027/2028 [3].
• Vertrags- und Gebührenrecht: Nach VOB/B §14 muss der Auftragnehmer prüfbar abrechnen, mit Mengenberechnungen, Zeichnungen und Nachweisen als Anlage und klar gekennzeichneten Änderungen [2]; die Schlussrechnung ist innerhalb bestimmter Fristen nach Fertigstellung fällig. Steuerberater können Gebühren nur auf Grundlage einer Berechnung in Textform fordern, die Positionen, angewandte Vorschriften und den Gegenstandswert ausweist [1]. Prüfen Sie den aktuellen Wortlaut beider Regelungen; der Agent muss sie als Regeln umsetzen, nicht als Modellurteil.
• Berufsgeheimnis: Steuerkanzleien unterliegen §57 StBerG / §203 StGB; bevorzugen Sie Verarbeitung in der EU oder im eigenen Betrieb und Verpflichtungen der Auftragsverarbeiter.
• Abrechnungsintegrität: Das Abrechnen nicht erbrachter Leistungen oder nicht freigegebener Zusatzleistungen ist ein rechtliches und Reputationsrisiko. Führen Sie je Position einen Prüfpfad der Quellbelege.

Erste Schritte

1. Ein Gewerk oder eine Gebührenart wählen und die Ausgangslage messen: Vorbereitungszeit je Rechnung, Tage bis zur Rechnung, nachträglich gefundene vergessene Positionen.
2. Den Auftragsschlüssel und den Foto-Upload von Lieferscheinen einführen (günstig und auch ohne KI nützlich).
3. Prüfen, was Ihr ERP oder Ihre Kanzleisoftware bereits bietet, bevor Sie etwas kaufen.
4. Pilot mit 20 abgeschlossenen Aufträgen: Den Entwurf des Agenten mit der tatsächlich versandten Rechnung vergleichen und die Unterschiede auflisten.
5. Mit Freigabe durch eine Sachbearbeiterin bzw. einen Sachbearbeiter live gehen; zurückgewonnenen Umsatz und Korrekturen monatlich verfolgen.

Quellen

1. Bundesministerium der Justiz — § 9 StBVV (Berechnung der Vergütung) — https://www.gesetze-im-internet.de/stbgebv/__9.html
2. Haufe — VOB/B 2016 § 14 Abrechnung — https://www.haufe.de/id/norm/vobb-2016-14-abrechnung-HI10559881_p14.html
3. IHK Stuttgart — E-Rechnung: Ende der Übergangsfrist für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz — https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496
4. pyGAEB documentation (GAEB DA XML parser, X31/X80-X89, optional LLM features) — https://pygaeb.readthedocs.io/
5. Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act) — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
6. Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj