Digitaler Schatten / Stadtquartier Hausverwaltung GmbH, 12 Beschäftigte

Stadtquartier Hausverwaltung GmbH, 12 Beschäftigte

Hausverwaltung mit rund 1.100 Einheiten (WEG und Miete), in der Verwalter in Mieter-Mails, Versammlungsprotokollen und der jährlichen Nebenkostenabrechnung ertrinken.

So funktioniert es

  1. Zahlen prüfen. Jeder Schritt zeigt, wie viele Stunden Ihr Betrieb pro Woche dafür aufwendet. Klicken Sie auf eine Zahl, um sie zu ändern, oder setzen Sie sie auf 0, wenn es den Schritt bei Ihnen nicht gibt.
  2. Bausteine einsetzen. Klicken Sie in einem Schritt auf einen farbigen Baustein. Darunter steht in einfachen Worten, was die KI dort tut und was bei Ihren Leuten bleibt. Der Schatten unter dem Schritt schrumpft.
  3. Ergebnis lesen. Die dunkle Leiste unten zeigt das Wichtigste; die ganze Rechnung mit Kosten, Ertrag und Kurve steht unter den Bereichen.

Die Farbe zeigt, wie Sie es bekommen:

Ein gestrichelter Kasten heißt: Dafür gibt es noch keinen Baustein.

Wo KI hier am meisten bringt

Fangen Sie mit dem an, was am meisten spart. Viele Bausteine laufen auf derselben Plattform (z. B. einem KI-Arbeitsplatz fürs Büro): Die schaffen Sie einmal an, danach braucht jeder weitere Schritt nur noch Einrichtung.

Die größten Einzelhebel

    Pakete: viele Schritte auf einen Schlag

      Schätzung
      Software im EinsatzDazu: Hausverwaltungssoftware wie Haufe wowiport, Domus, Immoware24 oder Aareon; Mieter-/Eigentümerportal; Dokumentenmanagement (DMS); Online-Banking mit EBICS; Zoom/Teams für Online-Eigentümerversammlungen.

      Der Betrieb von oben

      Jedes Gebäude ist ein Bereich. Seine Höhe zeigt, wie viel Arbeit dort anfällt, jedes Fenster ist eine wiederkehrende Aufgabe, und der Schatten am Boden ist die Handarbeit. Klicken Sie auf ein Gebäude, um es zu öffnen. Wo KI hilft, gehen die Fenster an, und der Schatten wird kürzer.

      Eigentümerversammlung und WEGMieter und SchadensmeldungenBuchhaltung und NebenkostenBackoffice, Personal und Compliance

      Eigentümerversammlung und WEG

      16 Schritte, 98 h pro Woche

      Eigentümerversammlung vorbereiten

      1. Tagesordnungspunkte sammelnWEG-Verwalter h/Woche
      2. Angebote einholen und vergleichenWEG-Verwalter h/Woche
      3. Einladung und BeschlussvorlagenWEG-Verwalter h/Woche
      4. Termin und Saal abstimmenAssistenz h/Woche
      5. Einladungen versenden, RückfragenAssistenz h/Woche

      Versammlung und Protokoll

      1. Versammlung leiten (Abend)WEG-Verwalter h/Woche
        Handarbeit, KI hilft hier kaum
      2. Protokoll schreibenWEG-Verwalter h/Woche
      3. Beschluss-Sammlung führenAssistenz h/Woche
      4. Protokollversand, EinsprücheWEG-Verwalter h/Woche

      Beschlüsse umsetzen

      1. Aufgaben aus Beschlüssen ableitenWEG-Verwalter h/Woche
      2. Gewerke beauftragen, nachhaltenWEG-Verwalter h/Woche
      3. Eigentümer-Rückfragen beantwortenWEG-Verwalter h/Woche
      4. Belegeinsicht für EigentümerBuchhalter h/Woche
        Handarbeit, KI hilft hier kaum

      WEG-Jahresabrechnung

      1. Rechnungen den Objekten zuordnenBuchhalter h/Woche
      2. Jahresabrechnung, WirtschaftsplanBuchhalter h/Woche
      3. Vermögensbericht erstellenWEG-Verwalter h/Woche

      Ihre Rechnung

      Beispielrechnung zur Orientierung. Preise, Stunden und Einsparungen sind Schätzungen für einen erfundenen Betrieb, kein Angebot, keine Zusage und keine Beratung. Ihre echten Zahlen hängen von Ihren Abläufen, Ihrer Software und den gewählten Anbietern ab.

      Setzen Sie Bausteine oder ein Paket ein, dann erscheint hier die Rechnung.

      Der Wert ist Arbeitszeit, die für anderes frei wird; das heißt nicht automatisch weniger Lohnkosten. Die Kurve rechnet die frei gewordene Zeit ab dem ersten Monat. Alle Zahlen sind grobe Schätzungen.

      Stückliste Ihrer Auswahl

      BausteinEingesetzt inSpartWert pro JahrEinmaligMonatlichDatenScheiterrisiko

      Jede Zeile zeigt den Betrag, der in Ihre Rechnung eingeht; die Zeilen ergeben zusammen die Summe. Bausteine auf einer Plattform (KI-Arbeitsplatz, Automatisierung, Transkription, Buchhaltungs-KI, …) kosten nur ihre Einrichtung; die Plattform selbst steht einmal da, mit Einführung und Nutzerlizenzen oder Grundgebühr (Preise recherchiert 2026). Eigenständige Fachlösungen rechnen mit der Mitte der Preisspanne aus dem Katalog, umgerechnet auf die Betriebsgröße.

      Was noch fehlt

      Schritte, bei denen KI helfen könnte, für die der Katalog aber noch keinen Baustein hat.

      Annahmen und Quellen

      Fiktive, aber typische Firma. 12 Beschäftigte = 7 Verwalter/Assistenz (WEG und Miete), 2 Buchhalter, 1 technischer Leiter, 1 Empfang/Büro, 1 Geschäftsführer. Rund 1.100 Einheiten in etwa 90 Objekten (ca. 55 WEG, Rest Mietverwaltung). Stunden sind Wochenwerte für das ganze Team im Jahresmittel über 45 Arbeitswochen (die Versammlungssaison März bis Juni und die Abrechnungszeit im Herbst liegen deutlich darüber). Summe von rund 318 h entspricht etwa 66 Prozent der 480 h Kapazität; der Rest sind Leitung, Fahrten, Telefonate ohne feste Aufgabe und Besprechungen. Telefon- und Mailaufkommen ist geschätzt (Verwalter mit 150 bis 200 Einheiten). Stundensatz 52 EUR voll belastet ist eine Schätzung. Zahlen von DDIV und Haufe dienen nur der Orientierung, die Einzelstunden sind eigene Schätzungen.

      1. https://www.ddiv.de
      2. https://www.haufe.de/immobilien/verwalterpraxis

      Gespart
      Wert pro Jahr
      Investition
      Rechnet sich nach
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